Secrétariat du Maire des Élus et de la Direction Générale des Services - Commune de Mazan H/F - Communes

Vous apportez une assistance au Maire, aux élus et à la direction générale des services en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Assure l'accueil physique et téléphonique
- Renseigne et oriente
- Reçoit, filtre et transmet les messages
- Identifie le degré d'urgence des demandes
- Assure une première information des interlocuteurs

Organise l'activité professionnelle du Maire
- Gère l'agenda en tenant compte des priorités et contraintes
- Transmet les messages nécessaires au suivi des dossiers
- Organise les déplacements professionnels
- Assure l'interface avec les interlocuteurs internes et externes

Organise et planifie les réunions
- Planifie les réunions et gère les invitations
- Prépare les dossiers de réunion
- Organise la logistique des réunions (réservation de salles, matériel)
- Prépare les outils nécessaires aux réunions en présentiel ou en visioconférence
- Prend des notes lors de certaines réunions
- Rédige des comptes rendus ou relevés de décisions simples

Gestion du courrier
- Assure la diffusion du courrier aux élus concernés
- Assure le suivi des réponses

Participe à la préparation administrative du Conseil municipal
- Assure la relecture des projets de délibérations
- Prépare les dossiers nécessaires aux séances, pour les élus concernés par des projets

Gestion administrative des dossiers
- Rédige des courriers, notes et documents administratifs
- Suit les circuits de validation (parapheurs)
- Met à jour un annuaire interne (agents, élus, partenaires)
- Assure une veille de la presse sur l'actualité locale

Classement et l'archivage des documents administratifs
- Organise le classement et l'archivage des dossiers
- Veille à la bonne conservation des documents
- Facilite la recherche d'informations

Assure le lien administratif avec les élus
- Transmet les informations nécessaires à l'exercice de leur mandat
- Organise les rendez-vous des élus avec les services ou partenaires
- Assure le suivi administratif des demandes des élus auprès des services
- Facilite la circulation de l'information entre les élus et l'administration
- Assure la diffusion de documents aux élus dans le respect des délais et des règles de confidentialité.

SAVOIRS :
- Bonne connaissance du contexte et enjeux d'une collectivité
- Maîtrise des circuits de décision et de validation dans une collectivité
- Outils bureautiques et logiciels métiers

SAVOIR-ETRE :
- Sens du service public
- Devoir de réserve
- Rigueur et sens de l'organisation
- Capacité à gérer les priorités
- Réactivité et adaptabilité
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Sens relationnel et capacité à s'adapter à différents interlocuteurs
- Diplomatie et posture professionnelle adaptée à l'environnement institutionnel
- Fiabilité et sens des responsabilités
- Capacité à rendre compte
- Gestion du stress
- Capacité à travailler en transversalité
- Polyvalence

SAVOIR-FAIRE :
- Accueillir et orienter les interlocuteurs
- Gérer un agenda complexe et organiser les priorités
- Organiser et planifier des réunions
- Rédiger, mettre en forme et relire des documents administratifs
- Rédiger des comptes rendus simples et relevés de décisions
- Rechercher et transmettre des informations fiables
- Organiser le classement et l'archivage de documents
- Gérer simultanément plusieurs tâches