Assistant·e de Direction H/F - Mairie de Pont-De-Claix

Au coeur de l'organisation de l'établissement, vous coordonnez avec une vision globale la gestion financière, administrative et humaine tout en incarnant l'image de l'EHPAD à travers un accueil physique et téléphonique d'excellence auprès des usagers et de l'administration.
Véritable pilier opérationnel, vous optimisez en permanence les processus internes afin de sécuriser et faciliter la prise de décision stratégique de la Direction.
Acteur du changement, vous participez activement à l'amélioration continue et à la modernisation de l'administration de l'établissement, en impulsant des méthodes de gestion innovantes et en favorisant le partage fluide des fonctions supports.
Votre mission demande une rigueur administrative, une fluidité des échanges et une performance organisationnelle pour garantir un service public moderne, réactif et parfaitement structuré, capable de répondre aux enjeux de demain tout en plaçant l'usager au centre de vos préoccupations.

Missions ou activités :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers :

- Accueillir et renseigner le public sur place, par téléphone ou par mail et assurer un premier niveau de de réponse
- Recevoir, filtrer et orienter les appels et le public vers les professionnels concernés
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Accueillir et gérer la prise de rendez-vous des prestataires
- Production et gestions des affichages

Gestion administrative et logistique :

- Préparer et organiser les réunions : convocations, préparation des dossiers, comptes rendus, .
- Gérer les demandes de rendez-vous des cadres
- Suivre les instances
- Participer à l'élaboration des outils de pilotage de projets de l'établissement (tableaux de bords, indicateurs et bilans d'activité)
- Contribuer à l'élaboration de procédures et à leur harmonisation
- Gestion des dossiers d'admission et de pré-admission, et mise à jour des dossiers des résidents

Coordination comptable :

- Assurer la facturation, le lien avec les familles et le suivi des dossiers (décès, succession, recouvrement,.)
- Assurer l'exécution budgétaire en lien avec les cadres
- Apporter un soutien administratif et comptable aux services de la direction, notamment en cas d'absence
- Assurer le suivi des investissements de la direction (mobilier, matériel, fourniture) et demandes de travaux
- Gérer les impayés et le dépôt des chèques de caution auprès de la Trésorerie
- Travailler en lien avec la CPAM, les notaires, la CAF et le département pour l'actualisation des dossiers des résidents
- Participer à l'élaboration technique de l'EPRD et de l'ERRD

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).