Assistant de Service H/F - Nantes Métropole

Vous serez amené à travailler avec les 3 unités, sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, et en lien avec l'assistante de direction, et les assistantes des autres services.

Missions principales

1. Contribuer à l'organisation de l'activité du service

- Gérer les agendas de la responsable de service et des responsables d'unités
- Préparer et organiser des réunions
- Rédiger les comptes rendus
- Assurer le secrétariat courant : suivi des courriers arrivés et départ avec un logiciel métier, gérer les appels, suivi de la boîte mail générique du service

2. Contribuer à la gestion administrative et RH

- Assurer le suivi du planning des congés du service
- Gérer les stocks et commander les fournitures bureautiques
- Suivre les demandes de formations et de déplacements des agents du service

3. Participer aux activités courantes du service

- Assurer le suivi des arrêtés municipaux d'urgence rédigés par le service
- Appui à la gestion des espaces collaboratifs
- Suivre les marchés publics et les bons de commande
- Appuyer l'unité prévention et culture du risque : appui au suivi administratif de subventions
- Appuyer l'unité préparation et gestion de crise : mise à jour des plans de crise et des annuaires opérationnels

4. Participer à la gestion des crises

Assurer des tâches administratives et logistiques en situation de crise

Profil recherché :

- Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Rédiger avec clarté et précision, être rigoureux
- Appétence pour les outils numériques
- Maîtriser les outils bureautiques
- S'organiser et gérer les priorités
- S'adapter à des demandes multiples et simultanées
- Bon sens relationnel, appétence pour le travail en équipe et en transversalité
- Faire preuve d'autonomie, de polyvalence et être force de proposition