Responsable Administratif de Département - Ufr Langues Littératures et Civilisations Étrangères L H/F - Service Public

L'UFR LLCE de l'Université Toulouse Jean Jaurès regroupe les formations et recherches en langues, littératures et civilisations étrangères (LLCER, LEA, LANSAD). Elle pilote la politique pédagogique, scientifique et la vie universitaire en coordination avec ses 7 départements.

Au sein de cet UFR, le Département SDL (Sciences du Langage) assure la mise en oeuvre de l'offre de formation, l'organisation des examens, le développement de l'innovation pédagogique et contribue à la politique scientifique de l'université.

Effectifs : - UFR LLCE : 50 personnels administratifs (3 A, 17 B, 30 C) - Département SDL : 3 personnels (1 B, 2 C)

Vous serez rattaché·e hiérarchiquement au Responsable Administratif et Financier de l'UFR LLCE

Vous assurez la responsabilité administrative et opérationnelle du Département SDL.

Vos missions principales :

1) Coordination de la scolarité et de l'offre de formation

- Coordonner l'ensemble des processus de scolarité (inscriptions pédagogiques, organisation des examens, évaluation des étudiants, etc.)
- Piloter la rentrée universitaire (emploi du temps, accueil, inscriptions)
- Superviser la campagne d'admission des primo-arrivants (environ 1 000 candidatures par an)
- Assurer le recueil et la mise en oeuvre des Modalités de Contrôle des Connaissances
- Former et encadrer les étudiant·es contractuel·les et vacataires

2) Gestion administrative du département

- Préparer, participer et suivre les conseils de département (convocations, dossiers, comptes-rendus)
- Gérer la Dotation Globale Horaire (DGH) et le recrutement des chargé·es d'enseignement vacataires
- Participer à l'élaboration des nouvelles offres de formation
- Assurer la circulation de l'information auprès des équipes pédagogiques et administratives

3) Suivi budgétaire

- Suivre l'enveloppe budgétaire du département et la taxe d'apprentissage
- Préparer les demandes d'achat et assurer le suivi financier en lien avec la gestionnaire financière de l'UFR

Encadrement : Vous encadrez directement 2 agents (catégorie C).

Savoirs :

- Solide connaissance de l'enseignement supérieur et de la réglementation en matière de scolarité, RH et finances

Savoirs faire :

- Maîtrise des outils : APOGEE, Excel, Word + appétence pour les logiciels métiers (CELCAT, SAGHE, PANDORE, KSUP)
- Capacité à piloter des projets et à coordonner des processus complexes
- Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles
- Aptitude à encadrer une équipe et à travailler en étroite collaboration avec les directions pédagogiques

Savoirs être :

- Rigueur, organisation et sens des responsabilités
- Autonomie, réactivité
- Capacité à gérer les périodes de forte activité (rentrées, sessions d'examens)
- Sens du service public, esprit d'équipe et adaptabilité