Gestionnaire Administratif et Financier Emploi - Responsable Logistique H/F - Dreets Occitanie

Le Secrétariat Général assure la gestion des ressources et des moyens nécessaires aux services métiers pour la mise en oeuvre des politiques publiques. Pour ce faire, il exerce plusieurs types d'activités :
- les activités supports relevant de la gestion de proximité pour le fonctionnement de la DREETS
- un appui au pilotage des activités conduites en partenariat avec les SGCD et les DDETS(PP)
- un appui aux services métiers participant au pilotage financier des politiques publiques.

Placé sous l'autorité du Directeur régional délégué (DRD), il est composé :
- du service Ressources humaines
- du service Finances, Fonctionnement et Systèmes d'information qui pilote l'utilisation des ressources en crédits et en emplois en lien avec les objectifs de performance des politiques publiques menées, assure les actions de prestations de service et de logistique de qualité au profit des services, anime et coordonne la mise en oeuvre des orientations stratégiques des systèmes d'information et la transformation numérique des missions et des processus.

Deux agents de l'unité systèmes d'information sont en permanence sur le site de Montpellier.
L'unité Fonctionnement assure les missions bâtimentaire et logistique en coordination avec les équipes du site de Toulouse et les gestionnaires de la DREAL.

Groupe RIFSEEP : 2

Profil recherché : secrétaire administratif(ve)
Niveau requis : débutant

ACTIVITES PRINCIPALES :

1/ Sous l'autorité du chef de l'unité Fonctionnement, le/la gestionnaire administratif, financier et logistique a pour mission de répondre aux besoins logistiques des agents et d'être l'interlocuteur(trice) de la DREAL, gestionnaire du site, pour les aspects bâtimentaires :

- commande et réception des fournitures, des commandes de papier et du toner,
- gestion du parc automobile (contrôle de la réalisation des entretiens techniques et gestion des pannes),
- gestion des badges d'accès au bâtiment (ces badges sont créés par la DREAL),
- réception et remise des badges de gestion du temps aux agents,
- retraits des recommandés n'ayant pas pu être déposés pendant les heures d'ouverture de l'accueil,
- suppléance de l'agent en charge du courrier lors de ses congés,
- achat urgent grâce à la carte achat,
- formations RH sur site : accueil et orientation des intervenants externes.

2/ Sous l'autorité de la responsable de l'unité Accès à l'emploi , le/la gestionnaire administratif, financier et logistique a pour mission d'assurer l'appui administratif et financier de l'unité et de l'ensemble du service en cas de nécessité, c'est-à-dire :

- d'assurer, en complément des unités du service, le soutien technique au conventionnement pour les
les DDETS et DDETSPP sur les BOP 102 et 103, ainsi que le conventionnement direct avec les porteurs de projet pour les services du pôle.
- de préparer les documents supports aux activités du service (procédures/ modèles de convention)
- de veiller à la conformité des documents produits par le service (charte graphique/code de gestion/mise en forme)
- d'appuyer les chargés de mission et la responsable d'unité dans la production de documents (courrier, notes, tableaux de bord)
- d'organiser l'archivage et la conservation des pièces et le partage des informations au sein du service (organisation du serveur)
- organiser la transmission des documents originaux avec le site de Toulouse et la préfecture de région (envoi et réception des parapheurs...).

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

Connaissance approfondie des outils bureautiques (WORD/EXCEL)
Connaissance des règles budgétaires et comptables de l'État
De bonnes connaissance en matière de fonctionnement et de comptabilité des associations seraient un atout supplémentaire.
Connaissances concernant le fonctionnement des moyens généraux.

Savoir-être :

Autonomie, esprit de synthèse, sens de l'initiative
Disponibilité, rapidité rédactionnelle et réactivité
Capacité à partager les idées et les informations
Capacité d'écoute et de compréhension des acteurs
Capacité à rendre compte
Aptitude au travail pluridisciplinaire et collectif
Forte capacité relationnelle

Savoir-faire :

Capacité à travailler en réseau
Esprit de synthèse, rigueur d'analyse et efficacité rédactionnelle