Assistant de Direction à la Direction Générale H/F - Agence Régionale de Santé Normandie (ARS Normandie)

Missions et activités principales du poste :
Sous l'autorité du chef de cabinet, les missions confiées sont les suivantes :
Assister le directeur général et son adjoint :
Gérer l'interface entre la direction générale et l'ensemble des acteurs internes et externes : accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous / réunions, constitution des fonds de dossier, gestion du courrier/mail entrant et sortant ;
Veiller à ce que les dossiers de chaque journée soient complets avec les notes préparées par les services en support des réunions ou rendez-vous prévus ;
Assurer la prise en charge des aspects logistiques et organisationnels de la direction générale
Gérer les agendas du DG et DGA
Traiter l'information et apporter des réponses de 1er niveau
Rédiger des projets de courriers et de comptes rendus
Elaborer des tableaux de bord de dossiers et assurer le suivi des échéanciers pour le cabinet :
Mettre en place et actualiser les fichiers contact, le suivi des courriers prioritaires, le planning prévisionnel des congés des membres du comité de direction, le planning des astreintes de direction
Organiser, classer et archiver les dossiers suivis par la direction générale
Assister la mission inspection contrôle dans la réalisation de ses missions :
Assure l'accueil téléphonique, personne ressource pour l'activité et le fonctionnement de la mission (consommables, fournitures)
Assure la gestion du courrier notamment relatif aux missions

Interlocuteurs et partenaires:
En interne :
L'ensemble du personnel de l'ARS de Normandie
DG / DGA
Directeur de cabinet
En externe :
Les partenaires ARS et Santé
Personnes extérieures à l'institution

Connaissances :
Environnement institutionnel et administratif
Connaissance des procédures administratives de l'ARS
Techniques et règles de la communication écrite et orale
Outils bureautiques et informatiques
Réglementation
Construction de tableaux de bord
Savoir-faire :
Recueillir et traiter l'information
Planifier les activités et les échéances
Prendre des notes
Réaliser des comptes rendus et des synthèses
Organiser des réunions
Capacité d'analyse
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Savoir-être :
Travailler en équipe
Avoir le sens de l'écoute et du dialogue
Sens des relations humaines
Capacité d'adaptation
Autonomie
Faire preuve de rigueur
Faire preuve de discrétion professionnelle
Capacité d'initiative
Être créatif