Assistante de Direction - Assistant de Direction H/F - Centre Hospitalier Specialise Leon Jean

Le CH de Thuir recherche une/un Assistante / Assistant de Direction pour le Secrétariat de la Direction des Soins et Parcours.
Poste à temps plein. Amplitude horaire 8h-17h30.

MISSIONS :

* Fonctionnelles :
- Relation directe avec la Direction
- Organisation évènementielle : préparation des réunions et gestion des agendas
- Coordination entre les différents services
- Participer à la vie de l'établissement et à son rayonnement
- Représentation du Centre Hospitalier : Devoir de réserve et de confidentialité envers les données traitées,
- Accueil des intervenants extérieurs
- Partenariat avec des organismes de formation
- Le métier s'exerce en étroite collaboration avec la Direction Soin et Parcours. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l'établissement, de l'extérieur ou du chef d'établissement.

* Coordination des services :
- Transmissions et relais d'informations précises avec tous les interlocuteurs du CHT
- Travail en collaboration avec les services : correspondance courante, accueil physique et téléphonique
- Polyvalence avec le secrétariat de la DRH : agendas, enregistrement et distribution du courrier, RDV, réunions, parapheurs, accueil physique et téléphonique
- Suivi et traitement des demandes :
- Filtrage des communications téléphoniques
- Préparation organisation des réunions et rédaction des comptes rendus
- Organisation des stages paramédicaux

* Gestion administrative :
- Diffusions des documents institutionnels
- Rédaction de courriers institutionnels
- Prise de note et rédaction de notes, rapports et procès-verbaux lors des différentes réunions,
- Synthèse de données : rapports d'activités, bilan de fin d'année, statistiques, etc.
- Mise en forme de document et de courrier divers en fonction des besoins de la Direction Soin et Parcours
- Organisation des RDV et gestion des emplois du temps
- Distribution et gestion du courrier aux différents services
- Gestion administrative de l'intranet de la Direction Soin et Parcours avec diffusion de documents en ligne et comptes rendus
- Commandes de fournitures et vérification de la conformité des livraisons
- Préparation des attestations et documents relatifs au personnel soignant

* Coordination des instances de la Direction Soins et Parcours :
- Suivi des projets en cours au sein de l'établissement
- Assistance et suivi d'évènements spécifiques

* COMPÉTENCES ATTENDUES :

- Compétences relationnelles
- Sens de l'équipe
- Devoir de réserve et de confidentialité
- Bonne organisation
- Rigueur professionnelle
- Capacité à gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses
- Excellentes compétences rédactionnelles (fond et forme)
- Habilité en informatique
- Disponibilité et flexibilité dans les horaires selon impératifs de service

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Normes rédactionnelles,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.