Assistant de Direction - Quetigny H/F - Communes

Quetigny, ville de 9 318 habitants, située dans le périmètre de Dijon Métropole, recherche, un(e) assistant(e) de direction pour le Cabinet du Maire à temps complet par voie statutaire ou contractuelle.

- Accueil du public (physique et téléphonique)
- Organisation de l'agenda de Madame la Maire et du Cabinet (notamment : gestion des demandes de rendez-vous en lien avec les administrés, les institutions, et l'agenda métropolitain)
- Préparation et gestion des dossiers de Madame la Maire, en lien avec son agenda (impression des documents, réalisation de pochettes thématiques, classement...)
- Gestion des fichiers contacts et des listes protocolaires (veille sur les changements, mise à jour régulière) et suivi des invitations (notamment : accueil des nouveaux habitants, voeux du Maire...)
- Gestion des demandes émanant des administrés par différents canaux (courriers, e-mails, permanences des élus) : suivi régulier des réponses apportées aux habitants, en lien avec la Directrice de cabinet et les services municipaux ; mise à jour du tableau de gestion de l'ensemble des demandes reçues
- Informations et renseignements des administrés pour toutes demandes concernant la Maire et le Cabinet
- Gestion administrative et budgétaire du cabinet : émission de bons de commandes, validation des factures...
- Réalisation de travaux bureautiques (rédaction de courriers, prise de notes, saisie de documents...)
- Appui à l'organisation des cérémonies Républicaines (déroulé, gestion du protocole et des invitations, gestion des commandes...)
- Appui à l'organisation des réceptions de Madame la Maire (accueil des nouveaux habitants, voeux à la population...)

- Formation requise : Bac à Bac +2 dans les domaines du secrétariat et/ou de l'assistance de direction
- Connaissance de l'organisation des collectivités territoriales
- Maîtrise des outils informatiques courants (traitement de texte, tableur)
- Compétences rédactionnelles
- Qualités relationnelles, maîtrise des codes de la communication écrite et orale
- Rigueur, discrétion et sens de l'organisation
- Polyvalence
- Disponibilité, sens du service public et de l'intérêt collectif