Chargé d'Accueil - Assistant Administratif - Mairie de Pont Sainte Marie H/F - Communes

Assure l'accueil du public, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier. Assure la gestion de dossier administratif et l'occupation des salles.

- Réceptionner et instruire les demandes,
- Instruire les registres d'état civil,
- Gestion des concessions du cimetière,
- Accueillir, orienter et renseigner les administrés (physique et téléphonique),
- Filtrer les appels téléphoniques et prendre les messages,
- Veiller à la bonne organisation de l'espace de travail,
- Diffuser des informations par voie d'affichage,
- Gérer les prêts des minibus,
- Délivrer les formalités administratives aux administrés,
- Concevoir, renseigner et actualiser les outils de suivi liés à l'activité du service et de son activité,
- Préparer et délivrer des actes d'état civil et les autorisations pour le cimetière,
- Transmettre les documents aux partenaires institutionnels (INSEE, Préfecture, etc.),
- Instruire et gérer des demandes de location de salle,
- Rédiger des courriers et conventions en lien avec l'activité,
- Transmette les informations pertinentes auprès des services concernés par la réservation,
- Renseigner les tableaux de bord de suivi et planning de réservation.

- Gestion outil informatique
- Ponctualité, disponibilité et assiduité
- Discrétions et confidentialité
- Aisance relationnelle
- Maîtrise des outils bureautiques
- Sens de l'organisation et rigueur