CDI - Chargé d'Événementiel - Manifestations Accueillies H/F - CCIR Auvergne Rhône Alpes

Les Chambres de Commerce et d'Industrie sont des établissements publics administratifs, directement rattachés au Ministère de l'Économie et au Préfet de la région.

La CCI de région Auvergne Rhône-Alpes, c'est 13 CCI territoriales comprenant 500 élus et 1 400 collaborateurs mobilisés pour accompagner et représenter les 450 000 entreprises de l'industrie, du commerce et des services !

Le réseau des CCI propose une offre de service à 360° construite avec et pour les entreprises.

Nous accompagnons les entreprises depuis leur naissance jusqu'à leur transmission en proposant un appui sur des problématiques liées notamment au financement, à la gestion des ressources humaines, au développement commercial, au développement durable ou encore au numérique.

Les entreprises nous attribuent la note de satisfaction de 8,4/10.

La Chambre de Commerce et d'Industrie locale du Beaujolais est à la recherche d'un(e) chargé événementiel - manifestations accueillies dans le cadre d'un CDI à temps complet.

La CCI Beaujolais est propriétaire du Parc Expo de Villefranche-sur-Saône et en assure la gestion ainsi que le développement, avec l'ambition de renforcer son rôle de moteur d'attractivité économique, événementielle et territoriale.

Le Parc Expo accueille chaque année environ 50 manifestations et bénéficie d'un positionnement stratégique au coeur du Beaujolais, à proximité de Lyon, au service des organisateurs, des entreprises, des visiteurs et des acteurs du territoire.

Dans le cadre de son développement, le Parc Expo renforce son équipe commerciale pour accélérer la prospection, la fidélisation et la qualité d'accompagnement des manifestations accueillies, en complément du développement des événements organisés qui constitue un axe stratégique fort.

Le / la chargé(e) événementiel(le) contribue directement à cette ambition en développant l'activité commerciale des manifestations accueillies et en assurant un suivi rigoureux des dossiers, depuis la qualification du besoin jusqu'au bon déroulement de l'événement, dans une logique de satisfaction client, de performance et de fidélisation.

A ce titre, vos missions seront notamment les suivantes :

A. Développement commercial des manifestations accueillies

- Prospecter de nouveaux organisateurs et contribuer activement au développement du portefeuille de manifestations accueillies.
- Assurer la prise de brief client, qualifier précisément les besoins et construire une proposition commerciale adaptée.
- Élaborer les devis et les contrats, assurer les relances, veiller à une contractualisation rapide et au bon encaissement des acomptes.
- Développer la vente des espaces et des prestations associées, en lien avec les attentes des clients et les capacités du site.
- Participer à la fidélisation des organisateurs en entretenant une relation commerciale de qualité et en identifiant de nouvelles opportunités.

B. Pilotage et préparation des dossiers événementiels

- Assurer le suivi complet des manifestations accueillies, de la réservation à la clôture de l'événement.
- Gérer le planning des salles et coordonner les différentes étapes de préparation avec les organisateurs.
- Organiser les réunions de préparation, de coordination et de synthèse nécessaires au bon déroulement de chaque manifestation.
- Coordonner les échanges avec les prestataires et les équipes internes afin de garantir la bonne préparation logistique, technique et opérationnelle des événements.
- Veiller à la bonne circulation des informations, anticiper les besoins de présence des équipes et sécuriser le respect des engagements pris.

C. Accompagnement des manifestations et relation client

- Être l'interlocuteur privilégié des clients sur son périmètre et garantir une expérience fluide, professionnelle et réactive.
- Assurer l'accueil du client, effectuer des points réguliers pendant l'événement et garantir une permanence commerciale en appui des équipes de site.
- Faire preuve de réactivité dans la gestion des imprévus et s'assurer de la bonne prise en compte des ajustements demandés par le client.
- Recueillir les retours clients, conduire les débriefings de fin d'événement et contribuer à la satisfaction ainsi qu'à la fidélisation des organisateurs.

D. Suivi administratif, clôture et contribution au développement du site

- Assurer le suivi administratif et budgétaire des dossiers, en veillant au respect des conditions contractuelles et à la bonne formalisation des prestations.
- Clôturer les événements en vérifiant l'intégration de l'ensemble des éléments nécessaires à l'établissement d'une facturation juste et complète, puis en suivant les paiements.
- Participer à la mise à jour des outils de suivi commercial, des indicateurs d'activité et du reporting auprès de la Directrice du développement et du marketing.
- Contribuer à la dynamique commerciale du Parc Expo en valorisant l'offre du site, en repérant les opportunités de développement et en proposant des axes d'amélioration continue.

Compétences commerciales et événementielles

- Expérience en développement commercial, relation client et suivi de projets, idéalement dans l'événementiel, le tourisme d'affaires ou la prestation de services B2B.
- Capacité à conduire un dossier de la prospection jusqu'à la réalisation de l'événement, en intégrant les dimensions commerciales, contractuelles et opérationnelles.
- Aisance dans la coordination de prestataires, la préparation d'événements et la gestion simultanée de plusieurs dossiers.

Savoir-faire professionnels

- Maîtrise de l'élaboration de devis, de contrats, du suivi administratif et de la préparation des éléments de facturation.
- Sens de l'organisation, rigueur et capacité à sécuriser le suivi des plannings, des engagements clients et des flux d'information internes.
- Qualités rédactionnelles, aisance avec les outils bureautiques et les outils de suivi commercial ou de reporting.
- Capacité à réagir efficacement face aux imprévus et à maintenir un haut niveau de qualité de service dans des environnements exigeants.

Qualités personnelles

- Sens du service, excellent relationnel et goût du développement commercial.
- Réactivité, autonomie, esprit d'initiative et capacité à gérer les priorités avec sang-froid.
- Appétence pour le terrain et envie de contribuer activement au développement d'un équipement événementiel à fort potentiel.