Chef du Bureau des Personnels Enseignants Ufr3s H/F - Université de Lille

Au sein de la composante UFr3S de l'Université de Lille, il/elle prendra en charge le bureau des personnels enseignants/ enseignants-chercheurs (E/EC) et hospitalo-universitaires ( HU) affectés au sein des 5 départements de l'UFR (ILIS, Médecine, Odontologie, Pharmacie, SSEP).

Au sein de la composante UFr3S de l'Université de Lille, il/elle prendra en charge le bureau des personnels enseignants/ enseignants-chercheurs (E/EC) et hospitalo-universitaires ( HU) affectés au sein des 5 départements de l'UFR (ILIS, Médecine, Odontologie, Pharmacie, SSEP).

Sous l'autorité du/de la responsable du service RH,il/elle assure et coordonne la mise en oeuvre des processus de gestion individuelle et collective des ressources humaines des personnels enseignants/enseignants-chercheurs, notamment hospitalo-universitaires de l'UFR3S (800 personnels ), en lien avec la DGDRH de l'Université, le Ministère, le CHU de Lille et des partenaires telles que l'Agence régionale de Santé ou la région Hauts de France.
Il/elle assure la coordination et la gestion du bureau comprenant 4 personnes.

- Planifier et préparer les dossiers de gestion individuelle et les campagnes collectives des personnels (gestion et suivi des absences, demandes de mobilité, campagnes d'avancement et de primes...), selon les opérations de gestion de la DGDRH,
- Diffuser l'information relative aux procédures et dispositifs de gestion des ressources humaines (recrutements, mobilité, avancement ...)
- Assurer le suivi des emplois enseignants et leur gestion prévisionnelle;
- Assurer la révision annuelle des effectifs HU en lien avec le Ministère ;
- Préparer et organiser les campagnes de recrutements;
- Assurer le respect des statuts enseignants en lien avec les services prévisionnels des enseignants,

- Encadrer et animer une équipe de 4 personnes.
- Assister et conseiller les gestionnaires du bureau dans leurs missions,
- Accueillir les personnels, informer et conseiller les agents sur leur situation administrative, leur carrière, les évolutions réglementaires ou leurs conditions de travail;
- Assurer le premier niveau d'information relatif à la retraite et le lien avec le service des retraites de l'université;
- Produire des tableaux de bord et assurer le suivi des effectifs en vue de la préparation des différentes campagnes ( révision HU, campagne poste internat, Dialogue de gestion, campagnes des enseignants non titulaires...),
- Préparer les éléments administratifs nécessaires aux instances et commissions (conseil restreint, comités de sélection,commission des personnels, commission cumul , commission U&HU etc..) et y participer;
- Assurer la mise en oeuvre des évolutions réglementaires, des procédures et les appliquer,
- Contribuer à la réalisation d'enquêtes, de bilans, etc, relatifs aux RH;
- Rédiger des documents ( procédures, logigrammes, modes opératoires,....) et travailler sur l'efficience des procédures dans un souci d'amélioration continue et de démarche qualité.

Domaines de formation et expériences souhaitables

Licence
Domaine de formation souhaité: gestion des ressources humaines, droit, administration
Expérience en gestion des ressources humaines au sein de la Fonction Publique
Niveau anglais (écrit et oral): B1

Connaissances théoriques :

Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
Connaissances générales du droit de la fonction publique
Connaissances des modes de fonctionnement des administrations publiques
Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement de lenseignement supérieur et de la recherche publique
Notions de base de la gestion financière

Savoir-faire opérationnels :

Manager et animer une équipe, gérer les conflits
Savoir identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Conduire un entretien
Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir déléguer
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les techniques de rédaction administratives (note de synthèse ...)
Savoir rendre compte
Faire appliquer les dispositions réglementaires
Respecter les procédures
Etre force de proposition
Savoir rechercher de l'information
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-faire comportementaux :

Disponiblité
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité
Savoir travailler en équipe et au contact du public
Sens relationnel / Diplomatie
Sens des responsabilités
Faire preuve de discrétion et de maîtrise de soi

Domaines de formation et expériences souhaitables :

Baccalauréat
Domaine de formation souhaité: ressources humaines, administration, secrétariat