Référent Marché Hébergement Service Achat Marché Public H/F - Service Public

Le Service Achat - Marchés Publics (SAMP) assure la gestion complète des marchés publics de l'établissement, de leur élaboration à leur exécution, incluant le suivi administratif et contractuel. Une attention particulière est portée au suivi technique et à la qualité d'exécution des marchés.

Autorité hiérarchique : Service achats-marchés publics
Autorités fonctionnelles : Service achats-marchés publics (50%) / service maintenance (50%)

- Le référent technique travaille en étroite collaboration avec :
- Les gestionnaires du SAMP
- Les Directeurs d'Unités de Gestion (DUG) et/ou leurs adjoints
- Les agents chefs et responsables des services techniques
- Le service Maintenance, notamment pour le montage et le suivi de marchés à bons de commande
- Les prestataires externes

Pour certains marchés techniques ou marchés à bons de commande (volet administratif), il peut être placé sous l'autorité fonctionnelle directe du chef de service Maintenance.

Le référent technique assure le suivi administratif et opérationnel des marchés relevant de l'activité hébergement (ou commun hébergement / restauration) de l'établissement, dans les domaines suivants :

- Maintenance des équipements : caméras, portes automatiques, VMC, stations de chauffage ...
- Fourniture : vêtements de travail...
- Services : Prestations de blanchisserie, désinsectisation...

Assistance à la passation des marchés

- Recensement des besoins, contraintes techniques des Unités de Gestion hébergement (UG) - et à la marge des autres services ou UG concernés
- Participation à la rédaction des cahiers des charges techniques
- Appui aux rédacteurs de marchés (enregistrement des offres dématérialisées, notification des marchés, rejet des offres ...)

Suivi administratif et technique des marchés

- Rôle de référents auprès des services utilisateurs (UGH, UGR...) pour les accords-cadres maintenance
- Suivi de la mise en oeuvre des prestations
- Élaboration et mise à jour de fiches techniques et de fiches de non-conformité
- Suivi des actions correctives en lien avec les prestataires et les UG concernés
- Recensement des retours d'expériences et capitalisation de ces Rex pour les renouvellements de marchés

Gestion et exploitation des outils métier

- Utilisation et mise à jour des bases métier ORION, EPONA, BNA

Suivi renforcé de l'exécution des marchés

- Mise en place d'un outil d'assistance de type HELP pour le signalement et le suivi des difficultés d'exécution (collecte, traitement de l'information, recherche de solutions)
- Proposition et suivi des actions correctives, en lien avec les DUG concernés
- Saisie, le cas échéant, des interlocuteurs externes nécessaires aux démarches correctives
- Organisation et animation des réunions liées aux marchés en cours (réunion de lancement, suivi trimestriel...)
- Actualisation des documents de suivi, notamment les fiches opérationnelles / fiches réflex à destination des utilisateurs des marchés

Démarche qualité et suivi des activités

- Participation à la mise en place et au déploiement d'une démarche qualité au sein des unités hébergement du Crous de Montpellier Occitanie
- Analyse et suivi des problématiques rencontrées dans une logique d'amélioration continue
- Réalisation de notes, tableaux de synthèse, statistiques...

Qualités :

- Capacité à hiérarchiser les urgences
- Qualité d'expression orale et écrite
- Sens de l'écoute et du relationnel
- Aptitude à travailler en équipe
- Compréhension, curiosité, analyse des situations
- Réactivité
- Prise d'initiatives (1ers renseignements)
- Bonne communication
- Savoir synthétiser et restituer
- Discrétion, confidentialité et devoir de réserve

Compétences :

- Connaissance des contraintes des UG Hébergement (fonctionnement, maintenance...)
- Maîtrise des logiciels de bureautique Word, Excel, Power Point et de messagerie
- Connaissance des règles de la commande publique
- Connaissance souhaitée des outils métiers ORION, BNA
- Savoir rédiger une note administrative ou un courrier