Assistant de Direction H/F - Service Public

Descriptif de la structure :

Le Service Commun de Documentation définit et met en oeuvre le volet documentaire de la stratégie de l'Université. Contribuant à l'activité de formation et de recherche de l'établissement, il participe également à l'accueil et à l'information des étudiantes et des étudiants pour renforcer l'attractivité des campus.

Actions menées:
-Formation aux compétences informationnelles, en lien avec les UFR, Ecoles et Instituts
-Direction référente pour la science ouverte, en interactions avec les autres directions concernées et les communautés de recherche
-Accompagnement des communautés et de l'activité de recherche (publications, données, identité numérique, visibilité)
-Élaboration de l'offre de services documentaires pour la communauté universitaire, sur place et à distance
-Mise à disposition des ressources documentaires nécessaires aux étudiants, enseignants-chercheurs, chercheurs et personnels (matérielles ou dématérialisées)
-Organisation et coordination des structures documentaires, gestion des BU
-Animation et participation à des réseaux documentaires locaux, régionaux ou nationaux
-Gestion des ressources patrimoniales documentaires et contribution à leur valorisation
-Diffusion du savoir : actions culturelles, numérisation de fonds documentaires, etc.
-Participation à la vie des campus (notamment large accessibilité des BU)
-Contribution à l'attractivité de l'Université sur le site, au niveau national et international


Définition de la mission :

Rattaché à la direction du SCD, cet emploi a pour missions principales de :
- Contribuer au pilotage RH du Service commun de la documentation et au management des équipes, en lien avec l'équipe de direction et les agents administratifs du service
- Coordonner des dispositifs RH et administrer des outils spécifiques au service, en lien avec la DRH
- Contribuer à la démarche Qualité dans le cadre de la certification de l'Université
- Contribuer au bon fonctionnement de la direction du SCD

Coordonner et/ou réaliser des activités de gestion des ressources humaines au sein du SCD, en lien avec l'équipe de direction, les secrétariats de proximité et la DRH:
- Coordonner et mettre en oeuvre la gestion des emplois étudiants en BU
- Elaborer, coordonner et mettre en oeuvre le dispositif d'accueil des nouveaux agents au SCD
- En tant que Correspondant RH: conseiller et informer les agents sur leur situation professionnelle, diffuser l'information relative aux procédures de gestion; préparer, suivre et contrôler les campagnes RH avant transmission des documents à la DRH; effectuer une veille active sur les évolutions règlementaires et professionnelles; assurer la communication interne auprès de l'équipe de direction, des secrétariats de proximité et/ou des agents
- Organiser, fiabiliser et mettre à jour le logiciel Planno pour le volet RH, définir et suivre les circuits d'élaboration, de validation et de diffusion de l'information sur l'utilisation de Planno pour le suivi RH de proximité ;
- Assurer le suivi administratif des actions réalisées, produire des notes, rapports de synthèse et de données selon les besoins
- Elaborer, mettre à jour et à disposition de l'équipe de direction des tableaux de bord et documents de référence permettant de suivre les activités RH des agents du SCD
- Contribuer autant que de besoin aux réponses aux enquêtes, rapports et documents produits par la direction du SCD.

Contribuer à la démarche Qualité (certification ISO 9001):
- Alimenter et actualiser les documents d'accompagnement de la revue des processus annuelle
- Participer à la conception et au déploiement d'outils et de dispositifs d'amélioration du management par la qualité

Encadrer les secrétariats RH de proximité:
- Encadrement hiérarchique de deux agents: fixation des objectifs, suivi des activités, entretiens annuels, accompagnement à l'évolution de carrière et de compétences
- Coordination des secrétariats de proximité pour le volet RH de l'activité du SCD: réunions, remontée des besoins, diffusion des informations

Appui au bon fonctionnement de la direction du SCD:
- Participer à la gestion des agendas et au suivi des échéances
- Assurer l'organisation logistique d'évènements ou de manifestations
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne SCD, Université et à l'externe le cas échéant

Savoir :

- Avoir des connaissances générales sur la gestion des ressources humaines (connaissance générale)

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

- Connaître les techniques d'élaboration de documents

- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir-faire :

- Savoir rédiger une note de synthèse

- Savoir utiliser les outils bureautiques (maîtrise)

- Savoir conduire un entretien

- Savoir rendre compte

- Savoir planifier les activités

- Savoir élaborer, mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Savoir travailler en équipe

- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

- Savoir mettre en oeuvre une démarche qualité

Savoir-être :

- Savoir faire preuve de rigueur / fiabilité

- Avoir le sens de la confidentialité

- Avoir un bon sens d'organisation

- Avoir un bon sensrelationnel