Gestionnaire Administratif - Ref 292 H/F - Université de Toulouse

L'Université de Toulouse, engagée sur les enjeux de développement durable et de transition écologique et sociétale, projette la création d'un CISD (Centre d'Initiatives Solidaires et Durables) comprenant à terme une ressourcerie, une épicerie solidaire, des tiers lieux, un accueil et une plateforme numérique de réemploi partagée entre les établissements du site toulousain.
Ce projet sera réalisé en étapes successives d'ici 3 années et pourrait déboucher sur la création.
Le gestionnaire administratif pour les actions principalement coup de main et pause est rattaché fonctionnellement au cheffe de projet et Hiérarchiquement au Directeur Général des Services adjoint du domaine Formation et Vie Universitaire.

Mission

- Tenir l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs personnels et étudiants
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Analyser les demandes, informer et/ou orienter
- S'assurer que leur demande est finalisée
- Saisir et mettre à jour les tableaux de bord, faire des extractions
- Etablir des indicateurs
- Participer à la création et maintenir un réseau de partenaires.
- Participer à la mise en place et mise à jour d'une cartographie pour assurer un premier niveau et un suivi des demandes
- Sélectionner et diffuser l'information en interne et externe
- Participer à la gestion administrative et financière du Pôle
- Assurer le management fonctionnel des contrats étudiants.
- Assurer les formations des contrats étudiants
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) et des manifestations
- Appliquer la réglementation imposée dans le domaine
- Activité secondaire : Suppléer en cas d'absence l'activité d'un autre pôle pour assurer la continuité du service

Connaissances:

- Connaissances approfondies de l'environnement universitaire
- Technique de communication
- Technique d'élaboration de document
- Culture internet, IA
- Langue anglaise A2

Savoir-faire technique:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Travailler en équipe
- Concevoir des tableaux de bord

Savoirs comportementaux:

- Sens du relationnel
- Sens de l'organisation
- Rigueur/fiabilité

Diplôme requis: Bac +2 (BTS)

Expérience souhaitée: Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)