Assistant Technique et Administrative H/F - Ingenierie Pilotage Coordination

En tant qu'Assistant Technique et Administrative (H/F), vous jouerez un rôle clé dans le soutien des équipes techniques et assurez la gestion administrative et financière courante de l'entreprise. Vous contribuez à la fiabilité des informations administratives et au bon fonctionnement administratif et technique de l'entreprise. Ce poste sur site est à temps plein et à pourvoir immédiatement. Il est actuellement basé sur à Paris 12, (déménagement à Montreuil dernier trimestre 2026). Poste à pouvoir immédiatement.

Vos missions :
Gestion administrative et financière
- Réaliser la facturation mensuelle clients
- Suivre les règlements et assurer les relances en cas d'impayés
- Transmettre et suivre les éléments comptables auprès du cabinet comptable
Gestion administrative du personnel
- Suivre les temps de travail et les éléments variables de paie
- Gérer l'intégration administrative des collaborateurs
- Assurer les relations avec les organismes sociaux (mutuelle, médecine du travail)
- Réaliser les démarches liées à l'embauche (DPAE)
- Suivre les dispositifs de participation et d'intéressement
Appels d'offres
- Identifier et analyser les opportunités
- Préparer les dossiers administratifs
- Déposer les candidatures sur les plateformes dématérialisées
- Assurer le suivi des procédures et le respect des délais
Vie administrative de l'entreprise
- Suivre les obligations réglementaires (RGPD, enquêtes, certifications.)
- Organiser les assemblées générales
- Gérer les moyens généraux et les démarches administratives courantes
- Assurer les relations avec les partenaires (OPCO, etc.)
- Suivre les dossiers de certifications (OPQIBI, ISO.)
- Gérer le suivi administratif des véhicules
Support aux équipes
- Assister les collaborateurs dans la gestion administrative des projets
- Rédiger et mettre en forme des documents (CCTP, comptes rendus.)
- Classer et diffuser les dossiers
- Suivre les situations mensuelles et les sous-traitants
Organisation interne
- Réception du courrier et des appels
- Accueil des visiteurs
- Participer à l'organisation des événements de l'agence

Vos qualifications :
- Compétences en Assistance Technique : Formation en gestion administrative, assistanat ou comptabilité (Bac +2 ou équivalent),
- Expérience exigée de 5 ans minimum dans un poste similaire : Expérience souhaitée dans un environnement de PME et de bureau d'études ou agence d'architecture
- Compétences en Communication et Service Client : Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, avec une attention particulière à la satisfaction des clients.
- Compétences en Support Technique et Analytique : Capacité à fournir un support technique fiable et à analyser des situations complexes pour proposer des solutions adaptées.
- Connaissance des démarches administratives liées à la gestion d'entreprise (facturation, organismes sociaux, obligations administratives), Connaissance des marchés publiques
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, et sens aigu de l'organisation.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités,Comptabilité générale,Normes rédactionnelles,Règles d'affranchissement du courrier,Titre professionnel secrétaire assistant,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Organiser le traitement des commandes,Réaliser des opérations comptables,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.