Assistant·e de Direction H/F - Universite Cote d Azur

Nous recherchons notre futur/future Assistant/e de direction !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :
Vous prendrez en charge la rédaction de certains courriers, formalités et la préparation de documents/présentations en prévision de réunions ou d'instances.
Vous suivrez des process de signature des actes administratifs pris par la Direction.
Vous devrez gérer l'agenda, l'organisation des réunions et les éventuels déplacements de la DAJIM
Vous serez en charge de la gestion du processus de facturation des prestataires en lien avec la DAJIM
Vous viendrez en appui au suivi du budget de la Direction
Vous gérerez des tableaux de suivi (courrier, contentieux, assurances)
Vous devrez assurer le suivi des dossiers contentieux sur le Télérecours
Vous instruirez et rédigerez les arrêtés de délégation de signature ou de pouvoir
Vous assurerez l'envoi des arrêtés au contrôle de légalité
Vous mettrez en ligne et communiquerez les documents produits par la Direction aux personnes et services intéressés
Vous contribuerez à l'organisation et à la tenue des sections disciplinaires
Vous participerez au pilotage des élections aux conseils centraux, des composantes et des services
Vous assurerez le secrétariat de la Commission des statuts et Comité électoral consultatif
Vous réaliserez le suivi sur l'attribution des logements de fonction
Vous assurerez les besoins opérationnels de la Direction : commandes de fournitures, suivi et réception des livraisons, réservation des billets d'avion, ordre de mission ...
Vous serez en charge de la rédaction ponctuelle des procès-verbaux des instances (CA et COPIL)
Vous assurerez le classement, la numérisation et l'archivage des dossiers suivis par l'équipe juridique
Vous serez référent/e de la Démarche Qualité
Vous participerez au réseau des Assistantes de Direction

Sujétions particulières : Réactivité en cas d'urgence et disponibilité en période électorale

Ce poste est fait pour vous si :

Vous avez une connaissance générale de l'environnement professionnel de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
Vous êtes à l'aise avec les techniques de communication, d'archivage et du modes de fonctionnement des administrations publiques
Vous connaissez les grands principes juridiques applicables aux élections et aux délégations de signature et de pouvoir dans les EPSCP
Vous êtes en capacité de mettre en oeuvre des procédures administratives, de réaliser des synthèses, de rédiger et mettre en forme des documents
Vous savez travailler en équipe, de façon transversale et avec réactivité
Vous savez évaluer et hiérarchiser les besoins et contraintes
Vous savez planifier et respecter les délais
Vous maîtrisez l'utilisation des outils bureautiques (Pack Office)
Vous êtes en capacité de faire preuve de rigueur, de fiabilité, de réactivité, d'initiative et de pédagogie

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.