Secrétaire - Agent de Réception H/F - Arajufa

Secrétaire/agent de réception
ARAJUFA France Victimes Réunion

Identification du poste
Intitulé : Secrétaire/agent de réception
Localisation : Saint-Pierre
Rattachement hiérarchique : Direction de l'association
Supérieur direct : Responsable Accès au Droit

Mission principale
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public ainsi que le secrétariat administratif des services d'Accès au Droit, d'Aide aux Victimes et d'Administration Ad Hoc de l'association, dans le respect des procédures internes, de la confidentialité et des orientations de la direction.

Activités principales
Accueil du public
Accueillir, renseigner et orienter les usagers, partenaires et justiciables ;
Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du standard ;
Analyser les demandes et organiser les rendez-vous des permanences internes et extérieures ;
Recueillir les informations nécessaires au traitement des demandes ;
Prioriser les situations urgentes ;
Orienter les personnes vers les partenaires compétents lorsque la demande ne relève pas du champ d'intervention de l'association ;
Garantir un accueil adapté à un public parfois en difficulté sociale, psychologique ou juridique.
Secrétariat administratif
Assurer la saisie informatique des données liées à l'activité ;
Réaliser les statistiques et tableaux de suivi ;
Élaborer les plannings de rendez-vous en lien avec les responsables de services ;
Participer à la constitution et au suivi des dossiers de demande d'aide juridictionnelle ;
Préparer et transmettre les courriers, requêtes et documents administratifs aux juridictions et partenaires ;
Participer au suivi administratif des procédures pénales, CIVI et SARVI ;
Effectuer les demandes de copies intégrales d'actes de naissance pour les dossiers Administration Ad Hoc ;
Établir les convocations liées aux saisines parquet ;
Gérer le courrier entrant et sortant ;
Organiser le classement, l'archivage et la numérisation des documents ;
Assurer la gestion des stocks de documents administratifs ;
Réaliser des tâches administratives ponctuelles pour la direction et les différents services.
Compétences requises
Qualités et aptitudes
Sens de l'écoute et empathie ;
Bon relationnel et esprit d'équipe ;
Capacité d'adaptation et réactivité ;
Rigueur, méthode et sens de l'organisation ;
Bonne communication orale et écrite ;
Capacité à accueillir un public en difficulté ;
Respect strict de la confidentialité et des procédures internes ;
Gestion du stress et des priorités.
Compétences techniques
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique ;
Maîtrise du standard téléphonique et du Pack Office ;
Connaissance des activités de secrétariat administratif ;
Connaissance du fonctionnement judiciaire et de la terminologie juridique ;
Connaissance des partenaires institutionnels et associatifs ;
Connaissance des procédures liées :
aux demandes d'aide juridictionnelle ;
aux procédures pénales ;
aux dispositifs SARVI et CIVI ;
aux activités d'Accès au Droit, d'Aide aux Victimes et d'Administration Ad Hoc.
Profil recherché
Formation de niveau CAP/BEP administratif ou équivalent ;
Expérience souhaitée d'au moins un an sur un poste similaire ;
Une expérience dans le secteur social, associatif ou judiciaire est appréciée.
Relations professionnelles
Interne

Direction, responsables de services, juristes, psychologues, intervenants sociaux et ensemble des équipes.

Externe

Tout public, partenaires institutionnels, services du Tribunal Judiciaire, officiers ministériels et associations partenaires.

Conditions d'exercice
35 heures hebdomadaires du lundi au vendredi ;
Travail en bureau et en équipe ;
Activité nécessitant un travail sur écran et une gestion simultanée de plusieurs sollicitations ;
Contact régulier avec un public en difficulté ;
Moyens mis à disposition : ordinateur, standard téléphonique et outils bureautiques.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Coordonner l'activité d'une équipe,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser des déplacements professionnels,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Saisir des documents juridiques,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques,Notion en droit pénal et civil

Langues: Français exigé

Permis: B mention 79.06 (= EB) souhaité,B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.