Agent·e de Liaison Gouvernementale « Standard H24 » à la Préfecture - Équipe Jour H/F - Préfecture de la Seine-Maritime

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Le standard de la préfecture assure la réponse téléphonique de la préfecture et des sous-préfectures du Havre et de Dieppe 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que celle de la préfecture de l'Eure, de la Manche, du Calvados et de l'Orne (de 18h à 8h en semaine et les week-end et jours fériés).

Il est composé de 8 agents standard H24 : 4 de nuit et 4 de jour, dont la responsable, ainsi que d'un collègue en charge de la réponse aux usagers.

Sous l'autorité du responsable du standard, ce poste d'agent d'accueil standard H24 « équipe jour »:

- concourt à la continuité des liaisons gouvernementales, à la permanence téléphonique, à l'accueil téléphonique et physique des usagers.
- traite aussi les demandes internes (renseignements, recherche de noms, demandes d'interventions techniques).
- oriente les interlocuteurs (autorités, secrétariats, élus, entreprises, usagers...) vers les services compétents et suit la prise en charge de l'appel.
- participe à la continuité du dispositif de l'hospitalisation sous contrainte et de la garde statique en dehors des horaires ouvrés des agents du Cabinet.
- relève les messages Rescom.
- renseigne l'usager sur les démarches administratives et notamment à partir des sites internet officiels (Préfecture de la Seine-Maritime, ANTS, service-public.fr...).
- met à jour les documents de référence et répertorie les renseignements complémentaires essentiels au travail (main courante, annuaire, permanences, sociétés extérieures...)
- participe aux liaisons gouvernementales dans le cadre de la gestion des crises

Les agents de jour alternent, hors congés et absences, selon un cycle mensuel les horaires suivantes :
une semaine de 14h / 20h
une semaine de 8h / 14h avec le week-end en journée
une semaine de 9h / 16h45
une semaine de 8h / 15h45 avec l'astreinte jour
Le poste est soumis à astreinte - disponibilité obligatoire sur cette semaine.
Activités et composition du service :
Le secrétariat général commun départemental gère des fonctions mutualisées pour la préfecture de la Seine-Maritime et les directions départementales interministérielle ( DDETS, DDPP et DDTM). Le service des moyens généraux est composé de 60 agents répartis en 5 bureaux. Le bureau relations aux usagers garantit l'accueil et l'information du public sur tous les canaux, gère les réclamations et les supports d'information, et assure la continuité de la réponse téléphonique H24 ainsi que le courrier.
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles :
Hiérarchiques :
Le directeur du secrétariat général commun et son adjoint-e.
La cheffe du service des Moyens généraux et son adjoint-e
Le chef du bureau relations aux usagers
La responsable du standard

Fonctionnelles :
Les services de la préfecture, des DDI, du SGAR, les agents.
Les usagers.

Profil recherché :
Le candidat recherché fait preuve d'un sens de l'accueil développé et d'une grande aisance relationnelle. Rigoureux, réactif et organisé, il sait gérer les appels avec professionnalisme, écouter, analyser les demandes et orienter efficacement les interlocuteurs. Doté de sang-froid et de discrétion, il est capable de faire face aux situations sensibles avec calme et discernement. Il apprécie le travail en équipe et applique avec sérieux les consignes. Disponibilité et ponctualité sont nécessaires
Compétences requises :
Utiliser internet et les outils numériques - niveau pratique
S'exprimer avec aisance - niveau maîtrise
Écouter, analyser, reformuler la demande - niveau maîtrise
Sens de l'accueil et courtoisie - niveau maîtrise
Sang-froid et réactivité - niveau maîtrise
Compétences à acquérir :
Connaître l'environnement institutionnel et administratif - niveau maîtrise
Connaître les techniques d'accueil - niveau maîtrise
Appliquer les procédures de traitement et d'alerte - niveau maîtrise
Rigueur et discrétion - niveau maîtrise