Secrétaire au Sein du Service Activités des Élus - Villetaneuse H/F - Communes

OBJECTIFS DU POSTE

Au sein du service organisation des activités des élus, il/elle assure en priorité l'accueil, l'orientation, les renseignements aux publics.

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE

- Rattachement hiérarchique au responsable de l'organisation des activités des élus
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

- Les élus
- Ligne hiérarchique directe
- Les administrés
- L'ensemble des services municipaux
- L'ensemble des partenaires institutionnels
- Les partenaires associatifs

ACTIVITES PRINCIPALES

- Assister la responsable du service : préparation et gestion de dossiers spécifiques
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des habitants et des différents interlocuteurs des élus
- Assurer le suivi administratif du service : gestion du courrier, suivi des plannings, gestion des dossiers, rédaction de notes de service, actes administratifs (délibération, décision, arrêté, convention), relations avec les partenaires
- Assurer les tâches administratives relatives à l'organisation des réunions et du fonctionnement du secrétariat des élus
- Etablir et mettre à jour les différents dossiers (tri, classement, enregistrement, expédition des dossiers...)
- Garantir la gestion du courrier « Arrivée »
- Participer à l'enregistrement du courrier « Arrivée » de la mairie et en garantir sa gestion dans le respect des procédures internes
CONDITIONS D'EXERCICE

- Poste à temps complet : 35 heures 30 hebdomadaires avec RTT (3 jours/an) : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 (17h30 le lundi). Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables.
- Absences et congés à planifier en alternance avec la Responsable
- Prévention médicale requise :
Travail sur écran informatique (80% du temps).

SAVOIR-FAIRE REQUIS

- Sens de l'organisation, rigueur et maîtrise des délais.
- Sens du service public.
- Sens de l'écoute et de la réserve.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Qualité rédactionnelle.
- Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision.
- Connaissance des procédures administratives (arrêté, décision, délibération, contrôle de légalité, convention...)
- Connaissance des règles de comptabilité publique, engagements comptables, etc.
- Capacité de travail en équipe.

EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L'EXERCER

- Expérience souhaitée sur poste similaire.
- Formation niveau Bac secrétariat bureautique.