Assistant Administratif - Bussy Saint Georges H/F - Communes

L'assistant.e administratif.ve est en charge de l'accueil, de la coordination et du suivi administratif au service des associations, des éducateurs sportifs Il.elle accueille, renseigne et accompagne les associations dans leurs démarches et garantit le bon suivi administratif, budgétaire et financier du pôle.

ACCUEIL ET RELATION AVEC LES ASSOCIATIONS

Accueillir, renseigner et orienter les associations et les usagers
Instruire et suivre les Autorisations d'Occupations Temporaires (AOT) et fiches techniques des associations non sportives
Assurer la coordination entre les associations non sportives et les services municipaux partenaires
Apporter un soutien administratif à la collègue en charge du suivi global des associations

SUIVI ADMINISTRATIF, BUDGETAIRE ET FINANCIER

Assurer le suivi administratif et financier du service
Elaborer et suivre les bons de commande, devis, factures et engagements comptables
Tenir à jour les tableaux de suivi budgétaire et veiller au respect des procédures d'achats publics
Participer à la préparation et au suivi du budget annuel du service
Utiliser et mettre à jour les outils de suivi (Dotelec, Ciril, Big Captain, E-Atal, Agora, Excel...)
Recenser les demandes de subventions des associations
Gérer les indisponibilités des sites et en informer les utilisateurs

RELATION ET APPUI AUX EDUCATEURS SPORTIFS

Assurer le soutien administratif des éducateurs sportifs
Suivre les dépenses liées aux activités et projets des éducateurs
Contribuer à la planification logistique et au suivi des stages multisports et manifestations encadrées par les éducateurs
Centraliser et relayer les informations entre éducateurs, direction, gardiens et services techniques

ORGANISATION ET COORDINATION DES EVENEMENTS

Coordonner l'agenda global et la logistique des évènements avec les services municipaux concernés

Travailler en lien constant avec les deux autres assistantes
Participer à la continuité du service et notamment à la coordination de l'accueil de l'Espace Jean d'Ormesson

COMPETENCES REQUISES

Bac ou Bac Pro AGORA souhaité
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Approche des procédures administratives et d'achats publics
Maîtrise des outils informatiques (pack office, Agora, E-Atal, Dotelec, CIRIL, Big captain...)
Maîtrise des écrits professionnels et administratifs

PROFIL RECHERCHE

Sens du service public
Autonomie et travail en équipe
Qualités relationnelles
Réactivité
Méthodologie et organisation
Discrétion professionnelle et respect de l'obligation de réserve
Distanciation
Esprit d'initiative
Qualités rédactionnelles
Disponibilité