Assistant Administratif Service Accueil Général et Citoyenneté - Mairie d' Epagny Metz-Tessy H/F - Communes

Dans un contexte d'évolution des attentes des usagers, de modernisation des démarches administratives et de renforcement de la qualité de l'accueil au sein des services publics, ce poste vise à assurer un accueil physique et téléphonique de qualité, un traitement rigoureux des demandes administratives ainsi qu'un accompagnement efficace des usagers dans leurs démarches quotidiennes.

Placée sous l'autorité de la Responsable du service à la population et de la Directrice générale adjointe du pôle, la personne recrutée assure l'accueil et l'orientation des administrés, le suivi administratif des dossiers relevant du service à la population et contribue au bon fonctionnement de l'accueil de la mairie et des services associés.

Accueillir, orienter et renseigner les usagers

- Assurer l'accueil physique des usagers et répondre à leurs attentes.
- Gérer le standard téléphonique : apport de réponse de « premier niveau » ou mise en relation avec les services concernés.

Gérer l'ensemble des démarches administratives relatives à l'accueil général et à la citoyenneté

- Traiter les demandes de légalisation de signature, d'attestations, d'accueil ou autre (domicile, ...), de copie conforme, de certificat de vie.
- Enregistrer et assurer le suivi des dossiers de recensement militaire.
- Recevoir et traiter les demandes d'inscription électorale.
- Participer à la tenue de la liste électorale.
- Organiser les scrutins électoraux.
- Prendre les rendez-vous pour les demandes de titre d'identité et informer les usagers des pièces à fournir.
- Recueillir, traiter et assurer le suivi des demandes de titre d'identité.
- Remettre les titres d'identité.
- Gérer les dossiers liés au recensement des travailleurs frontaliers.
- Gérer l'affichage en Mairie et garantir les délais légaux de publication.
- Gérer la navette courrier et assurer la répartition du courrier entre les différents services.

Assurer le bon fonctionnement du Pôle Services à la Population en collaboration avec les agents du service de l'Etat Civil

- Orienter les usagers vers le service naissance ou le service décès.
- Répondre aux demandes de « premier niveau » sur l'Etat Civil.
- Répondre aux demandes d'extraits d'acte ou de copies intégrales.
- Saisir les mentions d'acte de notoriété en lien avec le service des décès.

Gérer l'ensemble des démarches administratives pour lesquelles la Mairie est l'interlocuteur de proximité

- Remettre et recharger les cartes de bus aux bénéficiaires (tableau à compléter).
- Orienter les usagers vers le service vie associative et culturelle pour les réservations des salles communales.
- Remise des moyens d'accès des salles communales.
- Assurer les formalités de 1er niveau pour les dossiers d'enquête publique (accusé réception, affichage, certificat de dépôt, consultation).

APTITUDES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Savoir-faire :

-Maîtriser l'informatique et les logiciels nécessaires à l'activité (Etat Civil, élections, badges).
-Savoir appréhender l'urgence des informations à traiter et à transmettre.
-Savoir diagnostiquer les demandes pour orienter à bon escient.
-Savoir accueillir, être à l'écoute et informer.
-Qualités d'expression orale et écrite.
-Qualités organisationnelles.
-Savoir actualiser ses connaissances.

Savoir être :

Amabilité, disponibilité, vivacité.
Sens du service public rendu aux usagers.
Goût du contact.
Capacité de recul et d'ouverture aux autres.
Rigueur, respect des délais et des procédures.
Sens du travail en équipe.
Capacité d'adaptation.
Capacité d'autonomie et d'initiative.
Discrétion.