Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Service Public

Le poste est basé sur le campus de Montpellier, dans l'Unité Formation Professionnelle TEIS au sein de l'UMR « Territoire, Environnement, Télédétection et Information Spatiale » (TETIS), UMR AgroParisTech-CIRADINRAE-CNRS : les principales activités sont la conception et la réalisation d'offres de formation variées dans le domaine de la géomatique : modules de formation initiale, sessions de formation professionnelle continue courte, Mastère Spécialisé SILAT.

Objectifs du poste :
Sous l'autorité du responsable de l'Unité Formation Professionnelle TEIS, l'assistant(e) de formation et de gestion contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance en gestion administrative et financière des sessions et des modules de formation pour le compte des responsables des formations, ainsi que des missions d'administration générale.

Description des missions à exercer :
Pour l'aspect «gestion des formations» du MS SILAT et des formations professionnelles continues courtes en géomatique:
Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue (candidats, apprenants, intervenants)
Analyser les demandes de formation et orienter les candidats vers les modalités de financement de la formation professionnelle les mieux adaptées
Gérer les aspects administratif et budgétaire des actions de formation en lien avec le service gestionnaire (stagiaires, formateurs, contrats, conventions...)
Exploiter les outils et plateformes informatiques relatives à la gestion des formations et de la scolarité des stagiaires (Synapse, Digiforma, eCampus, ...)
Organiser et gérer au quotidien la logistique des actions de formation avec les moyens humains, matériels et financiers correspondants en lien avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants
Organiser des actions de formation continue
Suivre les apprenants, depuis leur candidature jusqu'à la diplomation (tableaux de bord, relances, courriers d'admissibilité, organisation des convocations, courriers d'admission, contrats de formation, carnets de notation, gestion des stages, ...)
Etablir des bilans périodiques des sessions ou modules de formation réalisés, notamment les bilans pédagogiques et financiers annuels (BPF)
Assurer l'archivage des sessions et modules de formation

Pour l'aspect "gestion administrative et de suivi budgétaire" de l'équipe TEIS et du collectif AgroParisTech de l'UMR-TETIS:
Assurer le secrétariat administratif et comptable pour l'UE TEIS (commandes, projets/conventions, suivi comptable)
Contribuer à l'élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses
Contrôler la conformité des contrats, conventions, ...
Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, attestations/autorisations, ...)
Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
Suivre et contrôler les opérations comptables et financières (dépenses et recettes) et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting)
Participation à des actions de communication
Gérer les déplacements (OM, réservations, frais de déplacements) des intervenants et personnels de l'Unité
Assister les personnels de l'Unité dans la gestion des dossiers ou actions stratégiques (France Compétences, groupe de travail, ...)
Participer au fonctionnement du collectif de l'UMR TETIS et de la Maison de la Télédétection

Savoirs :
Outils bureautiques et Internet
Expression écrite et orale
Droit de la formation (contrat, convention...)
Dispositif, réglementation et financement de la formation professionnelle continue ainsi que de la formation par alternance (contrat de professionnalisation et d'apprentissage)
Méthodes et techniques des processus de gestion administratives et budgétaire des organisations publiques

Savoir-faire / Savoir-être :
Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
Savoir réguler des dysfonctionnements
Concevoir des procédures de gestion des activités de formation et budgétaire
Respecter les délais, les procédures et les règles
Concevoir des tableaux de bord
Sens relationnel
Capacité au travail en équipe
Capacité d'adaptation à tout type de situation ainsi qu'à des progiciels de gestion
Sens de l'organisation
Rigueur
Réactivité