Chef de Cabinet H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LYON

Sous l'autorité directe du Directeur Interrégional, le Chef de Cabinet de la Direction Interrégionale des Services pénitentiaires de LYON a pour missions principales :

- l'encadrement d'une équipe de 8 personnes et le suivi budgétaire du cabinet

- l'organisation des réunions et séminaires des cadres au siège et en extérieur

- l'organisation des visites des autorités, des cérémonies d'installation et des cérémonie de remise de récompense et décoration au siège, en établissement ou en SPIP

- la supervision du secrétariat de direction en charge de la gestion des agendas et des déplacements de l'équipe de direction,

- la supervision du bureau des affaires générales en charge de la logistique et du suivi des travaux

- la supervision de l'accueil et du pôle de gestion de la flotte automobile

- la supervision du service communication

Composition et effectifs du service

9 agents : Le Chef de Cabinet - Le responsable de communication (cat A) - Le responsable des affaires générales (cat B) qui encadre la secrétaire de direction (ANT) et le chargé de la maintenance (réserviste) - Les deux réservistes en charge de l'accueil - les deux personnels officiant comme chauffeurs et gestionnaire de la flotte automobile

Les principales missions du Chef de Cabinet sont les suivantes en lien avec son équipe :

Suivi de dossiers sensibles à la demande du Directeur Interrégional nécessitant des relations étroites avec les chefs de départements et services du siège de la DISP, les responsables de structures (établissements pénitentiaires et services d'insertions et probations), le cabinet de la Direction de l'Administration Pénitentiaire, ainsi que les partenaires institutionnels (juridictions, protection judiciaire de la jeunesse, police, gendarmerie...).

Préparation des déplacements du Directeur Interrégional sur les structures pénitentiaires de l'interrégion ainsi que dans le cadre de réunions institutionnelles. Préparation des dossiers en amont des déplacements en lien avec les chefs de départements et services de la DISP.

Organisation de réunions - séminaires - cérémonies officielles - temps institutionnels.

Réunions et séminaires sur 1 ou 2 journées pour les chefs de structures au siège de la DISP ou en délocalisé, recherche des lieux, gestion sur place, accompagnement d'un trinôme de cadres tournant pour l'élaboration des ordres du jour.

Cérémonies officielles d'installation des chefs de structures, de remises de médailles et récompenses, préparation des discours.

Organisation de temps institutionnels et conviviaux pour les personnels.

Suivi bâtimentaire:

Sécurisation: déclenchement et suivi des prestations de sécurisation (vidéosurveillance, contrôle des accès, alarmes, incendies...).

Maintenance: déclenchement et suivi des prestations de maintenance (CVC, électrique, plomberie...) en lien avec le bailleur

Nettoyage: suivi des prestations de nettoyage.

Vie du bâtiment: disponibilité des espaces de réunions, affichages, accueils des nouveaux arrivants...

Suivi budgétaire:

Elaboration et suivi du budget du cabinet pour la représentation et la maintenance.

Supervision des actions de communication internes et externes de la chargée de communication.

Accompagnement du responsable de la communication dans l'élaboration du plan de communication, les relations avec la presse, la mise à jour du site intranet, et la construction de supports de communication.

Nombre d'agents à encadrer

A 1 B 1 C 6 Sans objet

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Matériel informatique, bureau, téléphone fixe et cellulaire, PC portable.

Votre hiérarchie

Placé sous l'autorité du Directeur Interrégional.

Vos interlocuteurs métiers

- L'ensemble des services de la DISP, les chefs de structures pénitentiaires de l'interrégion

- Les membres du cabinet DGAP

- Les membres des cabinets des juridictions et partenaires institutionnels

Connaissances

Bonne connaissance de l'Administration Pénitentiaire
Bonnes qualités rédactionnelles

Notions de gestion budgétaire et des marchés publics

Savoir-faire

Compétences managériales
Réactivité et capacité d'adaptation
Organisation et méthode
Maitrise de l'outil informatique
Disponibilité

Savoir-être

Grande discrétion

Goût du travail en réseau et en équipe

Sens des relations humaines