Adjointe au Chef de Section Soutien et Services 3S H/F - Direction des Finances, des Achats et des Services

Le bureau des PRESTATIONS est chargé d'assurer des prestations de service pour l'administration centrale et les cabinets ministériels.
Le bureau s'articule autour de 3 sections et comprend 19 personnes (7 cat.A - 10 cat.B - 2 cat.C).
Ces prestations recouvrent les services logistiques nécessaires au bon fonctionnement du ministère :
- Le nettoyage des différents sites; L'habillement de certaines catégories de personnels, la location et l'entretien du linge et de vêtements professionnels ; L'entretien des espaces verts ; la fourniture de décoration florale ; La maintenance des équipements de cuisines des cabinets ministériels ; Les fournitures de bureaux ; La fourniture de papier des administrations centrales ; Les prestations de collecte, d'évacuation et de traitement des déchets ; L'organisation de prestations de manutention et de déménagement ; L'aménagement en mobiliers professionnels des différents sites de l'administration centrale.

L'adjointe à la cheffe de section a pour mission d'appuyer la cheffe de section dans ses missions, la remplacer en son absence et d'assurer la gestion des dossiers dont elle a la charge :

- Activités principales :
o Suivi des prestations de langue des signes, des demandes de boucles magnétiques
o Suivi des dépenses liées aux location des salles
o Suivi des inscriptions aux séminaires
o Suivi des demandes hors marché des Cabinets et des directions
o Participation aux réunions budgétaires organisées par BBS et la chargée de mission budgétaire

- Activités annexes :
o Le remplacement de la cheffe de section, en son absence, dans les missions ci-dessous :
- Le contrôle des demandes d'achat via chorus-formulaire et les services fait relatifs aux achats et le suivi
des dépenses de la section
- Le pilotage de l'activité de la section
- La validation des congés

o en renfort de la cheffe de section :
- Rédaction du bilan annuel d'activité du bureau avec le chargé de mission en charge des marchés du
bureau
- Rédaction de notes, de compte-rendus et de fiches de procédures
- Le suivi budgétaire

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
Connaissances :

- Organisation, méthode et processus **
- Hygiène, sécurité et conditions de travail **
- Règles de la gestion budgétaire et comptable **
- Droit et procédures des marchés publics **
- Applications informatiques et leurs fonctionnalités (Word, Excel...) **

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attente

- Travailler en équipe ***
- Autonomie et sens de l'initiative ***
- Adaptabilité professionnelle ***
- Réactivité ***
- Polyvalence ***
- Sens de l'écoute et du dialogue **
- Rigueur et méthode ***

Savoir-faire :

- Superviser les prestataires externes et contrôler la bonne exécution de leurs interventions **
- Mettre en oeuvre une procédure **
- S'organiser ***
- Planifier ***
- Anticiper ***
- Travailler en mode projet ***
- Rendre compte ***
- Gérer un budget **