Assistant·e Administratif·ive à l'Udap 70-90 Site Belfort H/F - Service Public

Les unités départementales de l'architecture et du patrimoine (UDAP) veillent à la qualité de l'architecture et à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés dans chaque département : abords de monuments historiques, sites patrimoniaux remarquables. Elles participent au contrôle scientifique et technique sur les monuments historiques. Avec les autres services de l'État en région, ils participent également à la protection des sites et paysages, à l'aménagement du territoire et aux réglementations concernant l'environnement, l'urbanisme et le renouvellement urbain, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels.

L'UDAP de Haute-Saône et du Territoire de Belfort traite en moyenne chaque année 3500 dossiers d'autorisation du droit des sols. De plus, elle apporte son expertise et des conseils techniques aux collectivités et aux particuliers pour la restauration du patrimoine non protégé en partenariat avec la préfecture de département, le conseil départemental, le conseil régional et la fondation du patrimoine.
L'équipe compte 8 agents répartis sur deux sites (Vesoul et Belfort) : 2 architectes des bâtiments de France, 1 ingénieur du patrimoine, 3 techniciens des bâtiments de France, et 2 adjoints administratifs.

Relations hiérarchiques : L'agent est placé sous l'autorité du chef de service.
Relations fonctionnelles : Autres services de la DRAC, institutionnels de l'État institutionnels territoriaux.


Sous l'autorité directe de la cheffe de service, architecte des bâtiments de France, vous contribuez au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique pour le compte de plusieurs cadres et en organisant la gestion et la mise à disposition des ressources et des moyens logistiques du service

· Gestion de l'accueil physique et téléphonique du public:

Accueil général du service, tenue de l'agenda pour les rendez-vous, répondre aux sollicitations téléphoniques, prises de messages...

· Gestion du courrier postal et électronique :

Arrivée: Réceptionner, numéroter, enregistrer, hiérarchiser, attribuer.

Départ: Mise en forme, numéroter, faire signer, enregistrer, expédier, classer.

· Gestion du fonctionnement administratif du service :

Gérer les agendas (prise de rendez-vous, réservation des véhicules de service, ...)

Mise à jour des tableaux de suivi

Rédaction des comptes rendu de réunion de service

Gérer les archives en liens avec le service départemental des archives.

Compléter les états de frais de déplacement sur Chorus DT

Suivi de l'entretien des véhicules

Gérer le stock de fournitures (suivi, commande...)

Mise à jour régulière des listes de contact du service (téléphone, adresse courriel...) etc...

Relation avec le service logistique de la DRAC (tickets informatique, résolutions pbs, matériel)

Référent Dématérialisation du service sur le site de Belfort et enregistrement dossiers droit des sols sur Patronum.

Connaissances, compétences principales mise en oeuvre :

Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.

Maîtrise de la rédaction administrative.

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Capacité à hiérarchiser les demandes des usagers.

Maîtrise de la gestion de documents (classement, archivage).

Maîtrise de l'environnement administratif

Compétences techniques, savoir-faire:

Bonne capacité rédactionnelle.

Orthographe irréprochable.

Prioriser.

Synthétiser des informations.

Mettre en forme un document.

Archiver

Compétences comportementales, savoir-être:

Faire preuve de discrétion.

Réactivité et sens de l'initiative

Sens de l'organisation, rigueur.

Esprit d'équipe.

Capacité d'adaptation