Assistant·e de Direction H/F - Service Public

Le secrétariat de direction est positionné auprès de la direction et est composé de deux agents.

Placé(e) sous l'autorité du directeur et de la directrice générale des services, l'assistant/e de direction assure les tâches administratives et logistiques liées aux activités de la Direction, dans le respect des règles et procédures administratives.

Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle est l'interface avec les services et les différents partenaires de l'école.

Activités principales:

L'Assistant/e de direction assurera les missions suivantes:

Ø Affaires générales:

· Assister le directeur et la DGS afin d'optimiser la gestion de leurs activités.

· Programmer, coordonner les agendas du directeur et de la DGS, prise de RDV, etc.

· Planifier et préparer les déplacements de la direction (train, hôtel).

· Assurer l'organisation des bureaux de direction (planning, ordre du jour, etc).

· Gérer les relations internes et externes du directeur et de la DGS. Assurer le lien avec les partenaires extérieurs.

· Traiter des dossiers ponctuels et en assurer le suivi administratif.

· Assurer la gestion des événements selon la procédure mise en place.

· Participer à l'organisation de manifestations institutionnelles ou événementiels.

Ø Participer à l'animation du secrétariat:

· Accueillir, informer et orienter les personnels, les usagers de la structure et les personnes externes à l'établissement.

· Gérer les appels téléphoniques et prendre les messages.

· Réceptionner le courrier de la direction et l'enregistrer. Gérer la messagerie de la direction (adresse direction et secrétariat de direction).

· Préparer et organiser les réunions (envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation de salles).

· Rédiger des comptes rendus.

· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, présentation powerpoint, etc).

· Traiter les informations et en assurer la diffusion.

· Logistique (commandes de fournitures, divers petits achats,...).

· Assurer un appui administratif ponctuel aux délégués.

· Classer et archiver les documents et informations, et assurer le classement numérique.

· Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.

Connaissances :

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur.
Connaissance de l'environnement professionnel (environnement institutionnel et politique, organisation des écoles d'ingénieurs, connaissances des partenaires institutionnels, etc).
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.