Chargé·e de l'Accueil et des Procédures Circulation H/F - Secretariat General Commun Departemental
- Annecy - 74
- CDI
- Secretariat General Commun Departemental
Les missions du poste
Recrutement sans concours d'adjoint administratif pour la Préfecture de la Haute-Savoie
Missions principales :
- Accueil de l'usager (matin)
- Pré-accueil d'orientation et d'information pour l'ensemble du site (BCAR et autres services de la préfecture)
- Gestion du flux du point d'accueil numérique (PAN) : filtrage des demandes avant orientation au PAN à l'aide de fiches dédiées ;
- Circulation (après-midi)
- Traitement du courrier, de la messagerie fonctionnelle dédiée + accueil téléphonique ;
- Traitement des mains levées (redirection des forces de sécurités et usagers vers l'ANTS) ;
- Traitement des réquisitions émanant de l'autorité judiciaire et des forces de l'ordre, des demandes de consultation des CERT, des demandes des mandataires judiciaires et des demandes d'information de la DDFIP ;
- Enregistrement sur le SIV des messages IOP (inscription opposition) concernant les immobilisations ;
- Gestion demandes TTQ.
Mission secondaire :
Gestion des archives et classement des certificats d'immatriculation transmises en préfecture par les forces de sécurités
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Utiliser les outils numériques,Avoir des compétences en informatique
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.