Assistant Administratif Aupres du Maire des Elus et de la Dgs H/F - Mairie Amberieu-En-Bugey

Sous l'autorité de la DGS, vous êtes chargé(e) d'apporter une aide permanente au maire et à la direction générale des services en termes d'organisation professionnelle, d'accueil, de gestion, d'information, de suivi et de classement des dossiers confiés.
Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :

Assistance à Monsieur le Maire, aux membres du Bureau exécutif et à la DGS
- Assister le Maire et la DGS dans l'organisation de ses activités
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Organiser les déplacements

Gestion administrative de la Direction Générale
- Organiser et assurer le suivi du courrier arrivée /départ
- Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
- Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique pour le service
- Rechercher et diffuser des informations
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Faire l'inventaire des fournitures
- Elaborer les lettres de commandes
- Procéder au rattachement des factures et à leur suivi
- Procéder au recensement des besoins financiers dans le cadre de la préparation budgétaire
- Rédiger des courriers

Accueil du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Renseigner le public et l'orienter vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques

Préparation et suivi du conseil municipal
- Etablir l'ordre du jour du conseil municipal
- Mettre en forme les délibérations
- Convoquer le conseil municipal
- Faire les procès-verbaux
- Assurer la diffusion et le suivi des délibérations
- Télétransmettre les actes
- Assurer la des différents recueils
- Assurer la publication des actes sur les supports dédiés
- Assurer le suivi de l'affichage et la tenue du répertoire des délibérations
- Réaliser la relecture du Conseil Municipal
- Relancer les responsables de service en cas de besoins de précisions sur leurs délibérations

Protocole :
- Participer et assurer la planification des cérémonies officielles de la Ville
- Convoquer les représentants protocolaires
- Assurer les réservations nécessaires
- Procéder aux achats pour la bonne tenue des cérémonies

Compétences et qualités requises :
- Formation initiale en secrétariat appréciée
- Expérience sur un poste similaire serait un plus
- Connaissances juridiques de base, de l'environnement et de l'organisation territoriale
- Maîtriser l'orthographe et la grammaire, disposer d'un bon niveau rédactionnel
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Maitriser les outils informatiques Pack Office
- Discrétion, réserve de rigueur
- Savoir faire preuve de discernement, d'esprit d'initiative
- Rigueur professionnelle
- Sens de l'organisation et capacité de gestion du temps de travail
- Qualités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Disponibilité
- Savoir gérer les situations d'accueil difficiles

Experience: 36 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.