Secrétaire H/F - Institut St Jacques

L'Institut SAINT-JACQUES, organisé en Dispositif Intégré Thérapeutique, Éducatif et Pédagogique, accompagnant des enfants et adolescents présentant des troubles du comportement et de la conduite, recrute un(e) secrétaire pour renforcer son pôle administratif composé d'une assistante de direction à temps plein et d'une secrétaire à mi-temps. Le secrétaire est rattaché hiérarchiquement au Directeur des établissements et, en son absence, au Directeur adjoint. Il est amené à interagir avec tous les professionnels de l'Institut Saint-Jacques, ainsi qu'avec les enfants et les familles.

Missions principales:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des familles, partenaires et visiteurs en alternance avec la secrétaire
- Gérer le courrier entrant et sortant, de la relecture à l'enregistrement
- Tenir les dossiers papiers et numériques des usagers, de la pré-admission au renouvellement MDPH courant
- Assurer, en lien avec l'assistante de direction, la relecture et la mise en page de tout type de document à la demande du Directeur, du Directeur adjoint, des Chefs de services éducatifs, du pédopsychiatre et des psychologues
- Assurer la mise à jour, en lien avec l'assistante de direction, des documents internes et tableaux de bord demandés par les autorités de tutelle en lien avec le Directeur et/ou le Directeur adjoint
- Assurer, en lien avec la Responsable des ressources humaines, des tâches d'ordre RH comme la distribution des fiches de paie
- Assurer, en lien avec la Cheffe des services généraux, la coordination des interventions d'urgence
Exigences - souhaits complémentaires
- Qualités humaines comprenant l'humilité, la tolérance et l'implication
- Qualités relationnelles comprenant une ouverture d'esprit vis-à-vis des familles et partenaires, l'intérêt pour les enfants, et ne pas craindre leurs côtés éruptifs
- Qualités organisationnelles comprenant l'anticipation, l'autonomie, l'anticipation et la proactivité
- Qualités rédactionnelles comprenant la maîtrise de l'orthographe mais aussi de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint)

Qualification:

- Baccalauréat professionnel ASSP (Accompagnement, Soins et Services à la Personne) ou un Titre professionnel Secrétaire assistant médico-social
- Formations complémentaires appréciées

Contexte de l'emploi:

- Contrat à durée indéterminée à mi-temps annualisé, avec congés pendant une partie des vacances scolaires pendant la fermeture de l'établissement
- Travail uniquement du lundi au vendredi
- Poste à pourvoir pour le 24 août 2026
- Convention collective nationale de travail du 15 mars 1966
- Participation de l'employeur à la mutuelle
- Comité social et économique avec un budget des activités sociales et culturelles

Candidature : envoyer une lettre de motivation et un CV
Soit par courrier ou par mail à l'attention de :
Madame Erica BOILLOT, Directrice des établissements de la Fondation
Institut SAINT-JACQUES
15 Rue du Noyer - 68110 ILLZACH

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.