Secrétaire Polyvalente H/F - Conseil Departemental de la Haute-Vienne

Le Département recherche un.e secrétaire polyvalente H/F pour la Maison du département de Saint-Léonard-de-Noblat - services sociaux.

Place(é) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice adjointe de la MDD - services sociaux, l'agent-e assure des activités de secrétariat, la gestion de dossiers et de procédures relevant d'une des thématiques sociales de la MDD en lien avec le responsable en charge du domaine.
Activités du poste

À ce titre, vous devrez :

Au titre de votre activité principale :

- Accueillir, renseigner et/ou orienter le public et les partenaires (accueil physique et téléphonique),

- Assurer les activités générales de secrétariat :

o Rédiger tous types de courriers, comptes rendus de réunions, notes,

o Assurer le suivi administratif de l'ensemble des dossiers et des procédures liées aux missions de la MDD,

o Instruire et traiter les demandes, vérifier la complétude des dossiers,

o Effectuer la saisie informatique des enquêtes, des rapports divers, courriers et les données dans les logiciels métiers,

o Alimenter les tableaux de bord de suivi de l'activité,

o Assurer le classement, l'archivage des dossiers.

- Répondre aux sollicitations des pôles en participant aux études, assurer la transmission des prescriptions et documents aux partenaires et aux pôles,

- Assurer des missions de mandataire de la régie des CAP (chèques accompagnement personnalisé),

- Selon les besoins, assurer des missions de régisseur ou de sous-régisseur ou mandataire suppléant.

Au titre de votre activité secondaire, vous pourrez être amené à :

- Assurer la continuité des activités de secrétariat sur l'ensemble des services administratifs de la MDD,

- Assurer des activités de logistique : effectuer des commandes de fournitures, produits d'entretien,

- Participer à la diffusion des informations et des formulaires au sein de la MDD,

- Être la personne référente dans l'utilisation de logiciels métiers et du logiciel absences,

- Être correspondant-e archives.

Vos missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service.

Experience: 1 An(s) - sur un poste administratif

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.