Alternance Assistant Administratif H/F - Icademie

Rejoignez une entreprise dynamique et préparez un diplôme reconnu avec ICADEMIE, spécialiste de la formation à distance.

ICADEMIE accompagne son entreprise partenaire, spécialisé dans la formation, dans le recrutement de sa/son futur(e) Assistant(e) administratif(ve) H/F en alternance.

Ce poste, basé à Toulouse, est à pourvoir dès la rentrée 2026.

En postulant, vous manifestez votre souhait de rejoindre ICADEMIE pour préparer un diplôme reconnu du Bac +2 au Bac +5, tout en développant vos compétences directement sur le terrain.

Vos futures missions :

1. Accueil et vie du centre

- Accueillir les apprenants, formateurs et intervenants
- Gérer l'accueil téléphonique et les demandes entrantes
- Assurer le suivi des entrées et sorties du centre
- Veiller à la bonne tenue du site (commande fournitures, locaux...)

2. Gestion administrative du CFA

- Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs des apprenants
- Assurer le suivi des documents obligatoires (contrats, conventions, émargements...)
- Participer au respect des exigences réglementaires (Qualiopi, CPF, etc.)
- Classer, archiver et organiser les documents administratifs

3. Gestion NEO (Ypareo)

- Saisir et suivre les données administratives des apprenants
- Participer à l'amélioration continue des outils et process internes
- Garantir la fiabilité des données

4. Support aux équipes pédagogiques

- Assister la coordinatrice pédagogique dans le suivi administratif des formations
- Suivre les absences et assurer leur traçabilité
- Participer à la gestion des plannings (mise à jour, diffusion)

5. Suivi administratif et financier

- Émettre et assurer le suivi administratif des factures et des paiements
- Faire le lien avec le service comptabilité pour le suivi des paiements
- Participer au suivi des dossiers de financement (OPCO, CPF...)
- Effectuer des contrôles de conformité des dossiers
- Contribuer à la mise à jour de tableaux de suivi

6. Appui à la direction

- Participer aux démarches qualité (Qualiopi)
- Contribuer à la rédaction de comptes rendus et documents internes
- Mettre à jour les procédures administratives
- Participer à l'amélioration continue de l'organisation du CFA

Votre profil :

- Rigueur administrative et sens de l'organisation
- Très bonne aisance avec les outils informatiques
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Bon relationnel et sens du service
- Bonne communication orale et écrite

Rémunération : selon la grille légale de l'alternance, en fonction de votre âge et de votre niveau d'études. La formation est également financée à 100% dans le cadre de l'alternance.

Le processus de recrutement :

- Vous postulez
- Nous vous contactons pour un premier entretien de pré-sélection par téléphone afin de confirmer votre projet et votre éligibilité à nos formations
- Nous vous accompagnons ensuite dans la constitution de votre dossier et la préparation de vos entretiens
- Vous intégrez votre entreprise et votre formation Icademie !

Seuls les candidats souhaitant suivre une formation Icademie pourront être présentés à l'entreprise et bénéficier de notre accompagnement.

Type de poste : Alternance

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