Assistant Administratif et RH H/F - Alixio Group

Alixio Group, leader du conseil RH, est spécialisé dans le conseil stratégique et opérationnel, dédié à la réussite des projets de transformation à forts enjeux humains.
Fort d'une croissance exceptionnelle depuis sa création en 2010, le Groupe compte aujourd'hui plus de 800 collaborateurs répartis sur une vingtaine d'entités spécialisées, 159 M€ de CA en 2023, 90 implantations en France et à l'international et + de 4000 clients accompagnés depuis sa création.

Dans le cadre d'un projet RH d'envergure, nous recrutons un·e Stagiaire Assistant·e de planification RH pour renforcer nos équipes basées à Limas. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination et le suivi opérationnel d'un projet RH majeur, en lien avec différents interlocuteurs internes et externes.

Vos missions :

Au sein de l'équipe projet, et sous la responsabilité de votre tutrice, vous interviendrez en support administratif et organisationnel. À ce titre, vos principales missions seront :

- Planification et organisation des rendez-vous

- Programmer les entretiens, évaluations et réunions de suivi du projet avec les collaborateurs, managers et partenaires.
- Coordonner les disponibilités des différents interlocuteurs et optimiser les plannings.
- Gestion des convocations et suivi des candidats / collaborateurs

- Envoyer les invitations, liens de connexion et informations pratiques.
- Assurer les relances et les confirmations de présence.
- Garantir un suivi rigoureux de chaque étape (convocation, présence, report, annulation).
- Gestion des outils d'évaluation et des liens éditeurs

- Envoyer les liens d'évaluation (tests, questionnaires en ligne, plateformes dédiées).
- Suivre les complétudes, relancer si besoin et assurer la bonne réception des résultats.
- Suivi administratif et reporting

- Mettre à jour les tableaux de suivi et les fichiers de pilotage (planning, retours, relances, reporting).
- Centraliser les informations et préparer des synthèses pour l'équipe projet.
- Coordination transverse et communication

- Interagir régulièrement avec les équipes RH, managers et opérationnels pour fluidifier la planification.
- Répondre aux questions des collaborateurs et managers par téléphone, mail ou outils de planification.
- Support aux réunions et gestion documentaire

- Participer aux réunions de suivi : prise de notes, synthèse et diffusion des comptes rendus.
- Assurer le classement, l'archivage (papier et numérique) et la sécurisation des documents RH dans le respect de la confidentialité.

Cette liste de missions pourra évoluer en fonction de l'avancement du projet et de vos aptitudes.

Votre profil :

- Bac +2 minimum en cours (BTS, BUT, licence) en gestion, administration, ressources humaines ou filière équivalente.
- Première expérience souhaitée en environnement administratif et/ou RH (stage, alternance ou job étudiant).
- Compétences obligatoires : maîtrise du Pack Office (dont Excel), outils de planification (Outlook, Teams, agendas partagés), aisance téléphonique et rédactionnelle en français.
- Soft skills : autonomie et débrouillardise, rigueur, sens du détail, aisance relationnelle, posture professionnelle et mature, capacité à gérer des situations RH potentiellement sensibles, respect strict de la confidentialité, esprit d'équipe et proactivité.

Votre futur cadre de travail chez Alixio :

- Stage conventionné de 3 mois, à pourvoir dès juin 2026,
- Contrat 35h par semaine (base 9h-17h, du lundi au vendredi, dans une amplitude d'ouverture d'environ 8h à 18h),
- Gratification & avantages :

- Gratification de stage conforme au minimum légal en vigueur (4.50€),
- 100 % des transports en commun remboursés (sur justificatifs),
- tickets restaurant 7,50€ (carte swile)
- Nos engagements RSE : soutien à des actions et partenariats en lien avec l'inclusion, le handicap et la protection de l'environnement, dans la continuité des engagements du Groupe.

Notre processus de recrutement :

- Notre équipe recrutement réalisera un premier entretien avec vous afin de valider votre projet professionnel, vos attentes, vous présenter le groupe et les missions du poste.
- Si le processus de recrutement continue, un entretien physique ou en visio sera programmé avec un·e manager/un pair. Un cas pratique et/ou un dernier entretien pourra être réalisé suivant les enjeux du poste.
- Les différentes étapes du processus de recrutement peuvent prendre en moyenne 2 à 4 semaines.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Vous voulez en savoir plus sur nous ? Rendez-vous sur notre site internet et notre page Welcome to the Jungle !