Assistant Auprès de la Direction de la Division des Cabinets H/F - Service Public

Encadrement (oui ou non) : NON

Activités principales :

L'assistant(e) assiste l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail. Il/Elle a pour activité principale :

- Accueil, filtrage et orientation des communications téléphoniques et l'organisation des rendez-vous téléphoniques

- Accueil physique des visiteurs

- Gestion de l'organisation quotidienne du travail du chef de la division et de son adjoint

- Signalement et orientation des urgences

- Gestion de la planification collective, des agendas et de l'organisation des réunions

- Préparation des réunions organisées par l'échelon direction

- Participation à la circulation de l'information au sein de la division des cabinets

- Mise à jour des répertoires téléphoniques

- Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courrier et des comptes rendus, traitement de texte

- Suivi du processus d'habilitation des personnels des cabinets ministériels et de la Division des cabinets

- Suivi de la réintégration des matériels informatiques à l'issue des remaniements ministériels

- Etablissement et suivi des cartes de membres de cabinet

- Participation à la gestion des courriers des élus et des particuliers, relecture des projets de réponses et enregistrement des courriers dans l'application Pegase

- Classement (papier ou numérique) et archivage des dossiers

- Participation à la tenue des tableaux de bord d'activité de la division et à la gestion des outils partagés et suivi des échéanciers

Activités annexes (7) :

L'assistant(e) joue un rôle de coordination avec les différentes composantes de la division et apporte un appui ponctuel à d'autres missions de la division.

L'assistant(e) peut se voir confier par l'échelon direction tout autre dossier transverse à la Division.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.

M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.

N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

Connaissance des thématiques traitées par la Division des cabinets : M
Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif : M
Connaissance des enjeux du secteur : M
Technique de communication : M
Rédaction administrative : E
Connaissance des régles, protocoles et procédures en vigueur : M
Connaissance des outils bureautiques et informatiques :M
Techniques de secrétariat : E

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

Sens du service public ***
Capacités d'organisation et d'autonomie ***
Sens de l'écoute et du dialogue***
Travailler en équipe ***
Faire preuve de rigueur ***
Faire preuve d'initiative et savoir rendre compte ***
Sens de l'analyse et de la synthèse ***
Sens de la confidentialité ***
Réactivité ***

Savoir-faire :

Contrôler l'orientation des courriers et les projets de réponse - M
Rédiger - E
Analyser et synthétiser - E
Faciliter la production des projets de réponse - E
Planifier et organiser - M
Anticiper - M
Conseiller et soutenir (rôle) - M
Utiliser les outils spécifiques à l'activité - M
Maîtriser les procédures et les règles en vigueur et vieller à leur application - M
Utilisation de Word et des moyens de communications (messagerie, Internet, Pégase...) : M
S'adapter aux différents interlocuteurs - M
Filtrer et orienter les informations - M