Assistant - Assistante Administratif - Administrative H/F - DRAC

Au sein de la coordination administrative et budgétaire du pôle patrimoines et architecture, service
support sous la responsabilité de la Directrice régionale adjointe déléguée en charge des patrimoines et
de l'architecture, l'agent/ l'agente exercera ses fonctions sous l'autorité directe de la chargée de mission
pour les grands projets patrimoniaux.
L'assistant/ assistante administratif/administrative assurera ses fonctions au service des grands
projets patrimoniaux conduits par la DRAC Normandie, et dans ce cadre, se verra plus
particulièrement confier les missions suivantes :
- accueil des rendez-vous, gestion des agendas, réponses téléphoniques,
- traitement du courrier (arrivée et départ) et des parapheurs (suivi), préparation et envoi de
bordereaux, conventions et autres documents administratifs,
- préparation des dossiers de travail avant les réunions, mise en forme de notes, rapports ou
documents,
- organisation et mise en place de réunions, du point de vue matériel (déroulés, invitations,
réservations, en visioconférence ou en présentiel, dossiers de séance, chevalet, accueil café ou
réservation de repas etc .),
- logistique : petites fournitures, réservation des salles, réservation des véhicules, réception de
commandes ou livraison, préparation de matériel,
- gestion des ordres de mission, déplacements et frais de mission sur le logiciel Chorus-DT,
- relations avec les secrétariats des administrations centrales et territoriales partenaires,
- préparation des bons de commandes, engagements financiers, services faits et factures, en
étroite relation avec la cellule financière,
- mettre à jour et suivre les outils et tableaux de bord des grands projets patrimoniaux (plannings,
budget).
L'exercice des missions induit des relations fonctionnelles quotidiennes avec le secrétariat du pôle
patrimoines et architecture, la coordinatrice administrative et budgétaire du pôle patrimoines et architecture, les services du secrétariat général et les différentes composantes du pôle patrimoines et
architecture.
Les grands projets patrimoniaux sont notamment :
- le prêt de la Tapisserie de Bayeux au Royaume-Uni,
- le projet de nouveau musée, et la future restauration de la Tapisserie de Bayeux,
- le projet de développement et de restauration du Château de Gaillon, dans le cadre du Bail emphytéotique
administratif et de valorisation, en vigueur,
- l'acquisition et la consolidation du site archéologique du Rozel,
- le plan d'action du groupe de travail interne transition écologique et patrimoine.

Experience: 1 An(s) - En assistanat

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.