Secrétaire Médical H/F - Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Marne

L'Établissement Public de Santé Mentale de la Marne porte 2 pôles de psychiatrie adulte (Nord Marne qui regroupe 4 services rémois et Sud Marne), 1 pôle de psychiatrie de la personne âgée, 2 pôles de psychiatrie infanto-juvénile, 1 pôle médico-social (Maison d'Accueil Spécialisée), 1 pôle d'addictologie, 1 pôle de psychiatrie médico-légale, 1 pôle de médecine générale. Il assure à ce titre la couverture de la totalité de la population marnaise adulte et de la moitié de la population mineure au titre de la psychiatrie infanto-juvénile hors agglomération rémoise.

Il porte des unités et services à vocation régionale :

- l'UMD (Unité pour Malades Difficiles), le SMPR (Service Médico-Psychologique Régional),
- le CRIAVS (Centre Ressources pour les Intervenants auprès des Auteurs de Violences Sexuelles de Champagne-Ardenne),
- la Cellule d'Urgence Médico-Psychologique (CUMP) départementale renforcée,
- le Centre territorial de psychotraumatisme de Champagne-Ardenne,
- l'unité de neuromodulation,
- le niveau 3 d'enseignement et de recherche en addictologie,
- le dispositif de prévention de la récidive suicidaire : VigilanS Champagne-Ardenne,
- le Centre de Prise en charge Précoce des Psychoses et d'Orientation (C3P-O),
- le Centre Universitaire de Remédiation cognitive et rétablissement (CURe) de Champagne-Ardenne.

C'est aussi une file active de quelque 18 000 patients par an qu'accueille et soigne l'EPSM de la Marne dont 97 % en ambulatoire (sans hospitalisation complète).

Notre mission principale : donner à tous ceux qui le nécessitent, sur la Marne, un accès aux soins psychiatriques de qualité.

L' EPSM de la Marne est à la recherche d'une secrétaire médicale (remplacement) pour son unité à Epernay dès que possible.

Secteur d'activité et localisation

- Pôle Sud-Marne - CMP Epernay / CATTP Epernay / Unité 2.

Missions générales :

Assurer le secrétariat des Consultations Externes

- Assurer l'accueil et l'orientation des patients (accueil physique et téléphonique)
- Gestion du dossier médical (papier et informatisé) création, mise à jour, suivi classement, traçabilité et archivage
- Assurer la prise de rendez-vous et la gestion des agendas des médecins et des psychologues
- Saisie et mise en forme des courriers médicaux (compte-rendus de consultation, transmissions...)
- Prise de note et mise en forme d'un compte-rendu de réunion
- Gestion des mesures de soins sans consentement en ambulatoire (certificats, programmes de soins, collèges...)
- Envoi, tri, réception et diffusion du courrier

Organiser les réunions et les rendez-vous du Responsable de service.

- Prise de rendez-vous, gestion de l'agenda, éventuels ordres de mission
- Préparer les réunions institutionnelles (élaboration et mise à jour du calendrier annuel, Doodle, Framadate,mise en forme des notes de synthèse et diaporamas)
- Mise en forme des documents (rapports d'activités, compte-rendus de réunion, tableaux, courriers à destination des partenaires, etc...en lien avec ses missions) et les diffuser
- Organiser des réunions, visites, conférences, évènements, commissions et la logistique associée
- Assurer le suivi des enveloppes des crédits d'intéressements des services en lien avec les services économiques

Assurer la gestion du courrier du Responsable de service.

- Tri du courrier entrant/sortant
- Rédaction et/ou formalisation de courriers, documents, tableaux, mails, diaporamas, rapports, compte-rendus et support de communication en lien avec ses missions.
- Gérer les demandes de dossiers patients en lien avec la DQEP et faire suivre au secrétariats et chefs de services concernés

Niveau d'étude - compétence et expérience

- Formation initiale de type secrétariat médical ou administratif
- Maitrise de l'outil informatique, des logiciels bureautiques liés à l'activité (Open office, Teams) et des logiciels métiers (Zimbra, Ennov, Cortexte, Pastel, e-Agirh, ...)
- Expérience en secrétariat médical souhaitée

Capacités requises

- Esprit d'équipe et sens du travail en commun
- Respecter la confidentialité et le secret professionnel
- Capacité à hiérarchiser les urgences, adaptabilité et réactivité
- Capacité à développer et réactualiser ses connaissances
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs variés et apporter une réponse pertinente
- Maitriser les règles fondamentales d'orthographe, de grammaire et de conjugaison
- Prendre des initiatives adaptées, être autonome
- Faire preuve de rigueur