Gestionnaire Adminstratif·ve au Bureau des Masters H/F - Service Public

L'UFR Langues et Civilisations compte environ 6200 étudiants, 230 enseignant.e.s titulaires et contractuel.le.s ainsi que 250 vacataires (chargé.e.s de cours) et 28 personnels administratifs.

L'UFR Langues et Civilisation est organisée en :
13 départements d'enseignement, 1 accueil et 4 services administratifs.
Le Bureau des masters et concours de l'UFR Langues et Civilisations est en charge de l'ensemble des actes de gestion administrative et des procédures relatives à l'admission des étudiants, au choix de leur cursus (inscriptions pédagogiques), à l'aménagement de leurs études, à l'organisation du contrôle des connaissances (examens) et des délibérations des jurys.

Le Bureau des masters et concours est au service des étudiants auxquels il assure un service d'accueil et d'information. Il a, auprès des équipes pédagogiques, un rôle d'appui aux formations, notamment dans la prise en charge des questions organisationnelles.

Sous l'autorité de la responsable de bureau :

Scolarité :
Gestion pédagogique des étudiants : recrutement des candidats en master via les plateformes nationales et locales, inscriptions pédagogiques, gestion des examens et résultats (contrôles continus et épreuves terminales), suivi des modalités de contrôle de connaissance, suivi des notes des étudiants en mobilité partante ou entrante et césure, gestion des stages.

Communication :
Accueillir les différents publics, étudiants et enseignants : physique, téléphonique, et mail.
Mise à jour de l'offre de formation sur le site de l'université
Participer à la logistique générale des examens (appels, récupération copies...).
Participer aux différentes réunions et/ou conseils (conseil de perfectionnement, réunions de pré-rentrée, tenue des jurys...)

Connaissances :

Techniques de secrétariat - Environnement et réseaux professionnels

Compétences professionnelles :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Apogée/ Essor/ Mon master/ E candidat : formation si nécessaire)
- Maîtrise des techniques de gestion du temps (calendrier contraint)
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise des techniques de communication écrites, orales et numériques
- Maîtrise des techniques de classement, archivage
- Gestion de la confidentialité des informations et des données.

Compétences comportementales :
- Savoir travailler en équipe
- Avoir le sens de l'initiative, être réactif
- Savoir écouter et rendre compte
- Savoir s'adapter
- Être organisé et rigoureux
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Savoir planifier et organiser sa charge de travail

Contraintes spécifiques du poste :
Présence sur site quotidienne : pas de télétravail la 1ère année
Aménagement du planning en fonction de pics d'activité