Assistant·e Administratif·ve à la Direction Générale des Services H/F - Université Sorbonne Nouvelle Paris 3

Sous l'autorité du Président, le Directeur Général des Services est chargé de la gestion de l'université dont il dirige l'administration générale. Il contribue en outre à la définition et à l'élaboration de son projet stratégique qu'il met en oeuvre et exerce les fonctions d'encadrement de l'ensemble des personnels ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de l'établissement.

A ce titre, la direction générale des services, composée du DGS et de deux DGSA, est responsable de l'organisation, du bon fonctionnement et de la performance des activités générales de l'établissement notamment dans les domaines :
- Du management des ressources humaines ;
- Des enseignements, de la scolarité et des étudiants ;
- Des finances en relation avec l'agent comptable ;
- Du patrimoine ;
- De la recherche et de la valorisation ;
- Des relations internationales ;
- Du système global d'information.

Outre les directions et services centraux, communs et généraux de l'université, certains services ou fonctions sont directement rattachés à la direction générale des services, notamment :
- Le service du pilotage des projets transversaux, du contrôle de l'amélioration et de la qualité ;
- Le service des affaires juridiques et institutionnelles ;
- Les archives et la protection des données ;
- Le service médecine de prévention ;
- Le mécénat ;
- La coordination de l'université européenne YUFE ;
- La mission égalité et diversité.
- La mission transition écologique.

Mission :

- L'assistant-e exécute des actes administratifs et de gestion courante.
- Il/elle assure la gestion du courrier de la direction générale des services et des services rattachés (enregistrement, tri et suivi) et la gestion des parapheurs.
- Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale des Services.
- Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
- Il/elle prend en charge l'organisation matérielle et logistique des réunions institutionnelles (Conseil Social d'administration, réunions de services, groupes de travail, rendez-vous externes...) Il/elle prépare en amont la constitution des dossiers.
Outre les missions classiquement associées à la fonction, l'agent titulaire du poste est également chargé du suivi des conventions passées par l'Université (archivage, tenue d'un bureau et suivi des échéances).

Activités principales :

Gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports...), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Prendre en charge des aspects logistiques de la DGS (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur...)
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
- Participer à l'organisation d'événements internes et à l'organisation matérielle des élections

Organisation administrative et logistique des réunions :
- Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions
- Assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations
- Vérifier la régularité des réunions : quorum...
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT ...), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
- Suivre le prestataire de prise de notes le cas échéant

Connaissances :
- Organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
- Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT et des outils de messagerie

Compétences opérationnelles :
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
- Sens des priorités
- Sens de l'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs

Compétences comportementales :
- Discrétion
- Très bon sens relationnel
- Calme
- Autonomie
- Capacité d'anticipation
- Force de proposition
- Sens de l'écoute
- Sens du service public