Réceptionniste Cité Pontavice H/F - Haras National du Pin

Sur un domaine de plus de 1 000 hectares, le Haras national du Pin, surnommé le Versailles du cheval, est un des fleurons de l'équitation en France, ainsi que le site touristique le plus visité de l'Orne. Sous l'égide du Conseil départemental de l'Orne, un projet de développement est en construction sur trois axes principaux : le tourisme, l'économie (filière) et le sport.

Catégorie de l'agent : C

Rémunération : SMIC mensuel/selon expérience

CDD saisonnier (3 à 6 mois) selon disponibilité

Temps complet : 39 heures hebdomadaire

Congés : Congés annuels + RTT

Lieu de travail : Le Pin-au-Haras

Présentation de l'environnement professionnel

Sur un domaine de plus de 1 100 hectares, le Haras national du Pin - aussi nommé Versailles du Cheval - est le site touristique le plus visité de l'Orne et l'un des plus fréquentés de Normandie. En son coeur, la Cité Pontavice - tout récemment restaurée - propose une offre d'hébergement tout confort, dans un environnement unique. L'établissement accueille divers types de clientèles toute l'année (touristes - cavaliers- étudiants - professionnels).

Votre poste et vos missions

Sous l'autorité du Responsable Hébergement, le/la Réceptionniste assure la gestion des réservations, l'accueil physique et téléphonique des clients ainsi que le suivi de la facturation et des encaissements.

Il/elle informe les clients sur les prestations proposées par l'établissement et veille au bon déroulement de leur séjour, depuis leur arrivée jusqu'à leur départ. À ce titre, il/elle se tient à leur disposition pour répondre à leurs besoins et garantir une qualité de service optimale.

Missions du poste

- Gérer le standard téléphonique ;
- Traiter, organiser et assurer le suivi des courriels de la boîte de réception ;
- Assurer la gestion des réservations individuelles et groupes, suivi clients, facturation et mise à jour des données via le logiciel Protel ;
- Gérer les opérations d'accueil et de départ : vérification des réservations, préparation des arrivées et organisation des départs ;
- Assurer l'accueil physique des clients et garantir la qualité de l'information transmise tout au long du séjour ;
- Veiller à la fiabilité des encaissements et au règlement des prestations ;
- Mettre à jour les fiches clients (Cardex);
- Relancer les clients en cas d'impayés afin de garantir le recouvrement des créances ;
- Assurer le suivi des dysfonctionnements techniques via un tableaux de suivi ;
- Coordonner les réservations des officiels lors des concours équestres (gestion via outils collaboratifs type WhatsApp)

Savoir et Savoir faire

- Connaissance du fonctionnement d'une structure d'hébergement touristique et des procédures d'accueil ;
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers, notamment utilisation approfondie du logiciel Protel ;
- Capacité à accueillir, informer et orienter les publics avec professionnalisme ;
- Aptitude à gérer les opérations de réservation, de suivi client et de facturation
- Compétence en suivi administratif des dossiers clients (mise à jour, contrôle, encaissements)
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités (accueil, téléphone, mails) avec rigueur ;
- Compétence dans le traitement des situations imprévues et des demandes spécifiques ;
- Organisation du travail et gestion des priorités ;
- Qualités rédactionnelles et aisance dans la communication écrite et orale.

Savoir-être

- Sens de l'accueil et du service ;
- Rigueur et organisation ;
- Réactivité et capacité d'adaptation ;
- Aisance relationnelle ;
- Autonomie ;
- Polyvalence ;
- Discrétion professionnelle ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Gestion du stress en période d'affluence.

Diplôme requis

- Permis B exigé ;
- Formation hotellière et/ou 1 an d'expérience minimum exigé.