Chargé·e de Planification Organisme de Formation Professionnelle H/F - Irfa Bfc

L'ENTREPRISE :

L'IRFA BOURGOGNE FRANCHE-COMTÉ organisme de formation spécialisé dans les métiers du sanitaire et social, de l'animation, des services à la personne et dans l'accompagnement des demandeurs d'emploi recrute un chargé/e de planification.
Le poste est à pourvoir en CDD d'un an, temps plein à compter du 15 juin 2026, avec 3 semaines de tuilage sur notre site à Chenove (21).
Nous sommes ouverts, à compétences égales, à toutes candidatures, dont celles de personnes en situation de handicap.

Finalité du poste

Dans le cadre des directives fixées par la direction, le/la Chargé(e) de planification organise, sécurise et optimise la planification pédagogique (modules, groupes, salles, intervenants) afin de garantir la continuité des formations, la cohérence des volumes, la fiabilité dans le respect des procédures internes et des cahiers des charges. Le poste contribue également à la qualité documentaire et à la constitution des éléments de preuve nécessaires dans le cadre des démarches qualité et des exigences associées au label Qualiopi.

L'IRFA BFC propose :
- Un rôle structurant et visible, en interface directe avec les directions de programme et les coordinateurs/trices pédagogiques
- Un environnement outillé SCFORM et orienté fiabilité / pilotage / amélioration continue
- Une contribution concrète à la qualité de service et à la conformité attendue dans le cadre du label Qualiopi.

Missions principales

- Construire et consolider les plannings par programme, année et promotion
- Etablir l'organisation à l'année des actions de formation en tenant compte de la disponibilité des RH et de logistique ; Faire valider par la direction.
- Etablir des plans de charge
- Paramétrer et respecter les contraintes (volumes horaires, rythmes, alternance, disponibilités intervenants, salles, gestions des absences salariés/ ées)
- Affecter les ressources : intervenants, groupes, salles.
- Mettre à jour les plannings en continu et assurer la traçabilité des modifications
- Traiter les heures fin de mois des salariés/ées
- Suivre les congés et repos des différentes catégories de personnel après validation de la direction.
- Organiser, en partenariat avec l'organisme co-traitant, une action de formation dans le respect du cahier des charges et de la convention.
- Assurer la fiabilité des données de planification dans les outils, en particulier SCFORM
- Produire les synthèses de pilotage (alertes, écarts planifié/réalisé, points de tension) et en faire part à la direction sans délai.
- Appliquer les procédures internes (jalons planning, circuits de validation, diffusion)
- Veiller à la conformité dans le cadre des audits Qualiopi et des audits financeurs via la production et l'archivage d'éléments de preuve (versions de planning, exports, historiques)
- Participer aux instances de comité d'anticipation avec les différents départements d'IRFA afin d'optimiser les ressources RH.

Livrables attendus

- Plannings consolidés par programme / promotion / période
- Extractions et états SCFORM (plannings, affectations, écarts)
- Tableau d'alertes (surcharges, conflits, incohérences volumes)
- Dossier de traçabilité : journal des modifications, versions, validations

Indicateurs de suivi (KPI)

- Respect des jalons de publication du planning
- Taux d'écarts maquette / planifié / réalisé
- Nombre d'incidents, planning et délai moyen de résolution
- Fiabilité des exports SCFORM
- Maîtrise de la planification multi-contraintes et coordination multi-acteurs
- Maîtrise de SCFORM (séances, ressources, groupes, exports)
- Rigueur, réactivité, capacité à prioriser
- Maîtrise Excel / reporting
- Sens de l'organisation
- Confidentialité
- Expérience en planification / formation

Profil recherché

Formation Bac +2
Expérience en planification indispensable
Maîtrise d'Excel et outils de planification
Rigueur, organisation, sens du service

Experience: 2 An(s)

Compétences: Proposer des actions de formation, d'orientation, d'accompagnement adaptées au profil de la personne

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).