Assistant de Direction H/F - Universite de Pau et des Pays de L'adour

Poste proposé aux agents titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD de 12 mois)

Le challenge

La Direction des Enseignements et de la Vie Étudiante (21 personnes) est en charge de la mise en oeuvre de la politique de la formation et de la vie étudiante l'Université Pau et Pays de l'Adour.
Au coeur de l'organisation, l'assistante assure de façon autonome le suivi de la gestion administrative courante de la DEVE.

Les activités principales

Vous aurez en charge :
Contribuer au pilotage de la direction
- Elaborer les budgets (Direction et Pôle Formation Vie étudiante)
- Suivre l'exécution budgétaire et financière
- Assurer le suivi des tableaux de gestion (conventions de partenariat, courriers, délibérations, décisions)
- Veiller au bon circuit de diffusion des décisions de la direction en interne et en externe
- Suivre et centraliser les dossiers RH des personnels de la direction
- Coordonner et mettre à jour des contenus intranet et internet

Assister la vice-présidence Formation et vie universitaire dans son activité la direction de la DEVE et la Directrice Générale Délégué Formation Vie Etudiante
- Gérer les agendas, organiser les réunions et sécuriser les échéances
- Contribuer à la conception de supports,
- Rédiger les comptes rendus et les courriers institutionnels et notes de cadrage
- Soutenir le secrétariat de la CFVU

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes :

Titulaire d'un diplôme de niveau III (type Bac)

Vous possédez :

De l'expérience dans un environnement dynamique, exigeant
De l'expérience dans l'assistanat de direction, en environnement administratif ou dans la gestion de dossiers complexes, idéalement dans le secteur public ou l'enseignement supérieur
De l'expérience dans la gestion simultanée de plusieurs interlocuteurs et sujets

Vous maîtrisez :
L'organisation et planification d'activités
La rédaction et la mise en forme de documents administratifs et institutionnels
L'utilisation d'outils bureautiques et collaboratifs de manière avancée
L'organisation de circuits de validation de documents administratifs

Vous êtes en capacité :

De hiérarchiser et planifier de manière automne votre activité en respectant les échéances
De gérer des dossiers à forte dimension administrative et réglementaire
D'anticiper les besoins de la direction
De faire preuve de réactivité et d'adaptabilité
D'appliquer et faire respecter les procédures administratives internes
De rendre compte de manière synthétique, rigoureuse et fiable

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.