Assistant Archives - Documentation H/F - Service Public

Le Contrôle général des armées (CGA) « assiste le ministre dans la direction du ministère en vérifiant, dans les organismes soumis à son autorité ou sa tutelle, l'observation des lois, règlements et instructions ministérielles ainsi que l'opportunité des décisions et l'efficacité des résultats au regard des objectifs fixés et du bon emploi des deniers publics. Dans tous les organismes, il sauvegarde les droits des personnels et les intérêts de l'Etat. » (article D.3123-1 du code de la défense).
Le bureau des méthodes du management de l'information et du pilotage (BMMIP), a pour mission de définir et de faire appliquer la politique de gestion de l'information et des connaissances du CGA et de mettre à la disposition du personnel du CGA, les ressources documentaires et informationnelles nécessaires à son activité. Il assure la collecte, le traitement et la diffusion de l'information. Parmi ses activités figurent notamment la production de veilles informationnelles et de synthèses documentaires, la gestion du courrier, le pilotage de l'archivage des documents d'activité de l'organisme.

L'assistant veille à la bonne gestion des documents d'activité de l'organisme tout au long de leur cycle de vie, jusqu'à leur élimination ou leur versement comme archives définitives. Il sensibilise les agents du CGA aux bonnes pratiques de gestion des dossiers d'activité (archives courantes) au format papier ou électronique. Il forme les référents archives des groupes producteurs aux tâches de gestion des archives intermédiaires. Il participe également à la mise à jour du plan de classement et du référentiel de conservation de l'organisme. Il supervise la bonne appropriation et application de ce référentiel au sein de l'organisme.
Il est en contact régulier avec le SHD, responsable de la gestion des archives définitives du ministère des armées. Il vérifie le contenu des sacs pilons transmis par les groupes. Il rédige et adresse au SHD les bordereaux de versement et de demande de visa d'élimination. Il assure la destruction des documents après réception des visas d'élimination. Il effectue le transfert des archives définitives vers le SHD. Il gère les demandes de communication auprès du SHD d'archives déjà versées.Il participe au traitement des demandes de dé-classification d'archives définitives, transmises au CGA par le SHD (organisation des réunions, rédaction des compte-rendu, préparation et diffusion des décisions de dé-classification). Il répond également aux demandes de recherches des agents du CGA et participe et à la diffusion des documents de veille.

Connaissance dans le domaine des archives, techniques de gestion des documents