Agent d'Administration H/F - Service de Santé des Armées (SSA)

Le/la secrétaire sera affecté(e) à la 37ème antenne de médecine de prévention (AMP) de LILLE. La mission exclusive de la 37ème AMP de LILLE est le suivi au titre de la médecine de prévention du personnel civil de la Défense affecté dans les organismes du ministère des Lille, Denain, Dunkerque, Valencienne, Douai, Arras.
Sur le plan technique, il relève du médecin affecté ou de son suppléant de la 37ème AMP. En l'absence de médecin affecté il/elle relève du médecin conseiller expert de médecine de prévention, autorité hiérarchique directe.
Sur le plan administratif, il/elle relève du 3ème Centre Médical des Armées de LILLE ainsi que du Centre Ministériel de Gestion de St Germain en Laye (CMG de SGL), soutenu par le Centre de Soutien RH pour le Personnel Civil (CSRH-PC)

- Procéder aux convocations aux visites médicales et en assurer la traçabilité en lien avec les différents services RH des établissements présents sur le site
- Organiser les rendez-vous du médecin et de l'infirmier
- Effectuer l'accueil physique et téléphonique des personnels
- Gérer les communications (par téléphone, courriel...)
- Orienter les agents vers l'interlocuteur approprié
- Contribuer à l'actualisation des dossiers médicaux papiers et dématérialisées sur le logiciel métier : partie administrative --> archivage des fiches emploi-nuisances (FEN) et des certificats d'aptitude et documents médicaux
- Traiter les transferts de dossiers d'un centre à l'autre selon les règles de gestion SSA
- Saisir les personnels et les rendez-vous dans le logiciel métier de l'antenne (UEGARL)
- Assurer des missions de secrétariat : courrier, planning, rédaction de notes de service, demande d'ordres de mission...
- Participer à la production des états relatifs à l'activité de l'antenne (notamment le rapport annuel)
- Participer à l'archivage des dossiers médicaux de santé au travail
- Commander les fournitures de bureau
- Tenir à jour la liste des établissements abonnés à l'antenne
- Tenir à jour la liste des agents
- Réaliser les demandes EUREKA
- Conduire le médecin du travail (prestataire) sur les différents sites
- Participer aux différentes actions de prévention par la distribution de questionnaires, de grilles d'évaluation, de rapports, de mise en place d'affiches

Agent titulaire de la fonction publique, expérience en secrétariat médical souhaitée.