Assistant en Gestion Administrative et Financière H/F - Institut de Recherche pour le Développement (IRD)

Ce poste fera l'objet d'une double affectation à 50% au service financier de la DRSE de l'IRD et à 50% à la Cellule Mutualisée d'aide à la gestion financière et Administrative (CeMAG)

Tout d'abord, la délégation régionale Sud-Est de l'IRD (DRSE) accompagne 17 structures de recherche implantées en régions Provence-Alpes-Côte d'Azur et Auvergne-Rhône-Alpes mais aussi les directions, services et missions du siège de l'IRD. Véritable échelon local de proximité, elle apporte souplesse et réactivité en gestion financière, ressources humaines, innovation et valorisation, communication, contrats de recherche et partenariat

La Cellule Mutualisée d'aide à la gestion financière et Administrative (CeMAG) est une cellule créée par amU, le CNRS, l'INSERM et l'IRD. Cette cellule a pour objet de mutualiser des moyens humains et matériels au niveau du site Aix Marseille et vise à regrouper en un lieu unique des personnels qualifiés dans le domaine de la gestion financière et administrative afin d'apporter une réponse commune, rapide et adaptée aux besoins ponctuels des unités de recherche du site.

L'agent sera ainsi sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service financier de la DRSE, et sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable de la CeMAG pour toutes les activités de la cellule.

- Délégation régionale sud-est IRD- boulevard de Dunkerque - 13002 Marseille

- CeMAG - Délégation régionale CNRS- Campus Joseph Aiguier 31, chemin Joseph Aiguier 13009 Marseille

Vous serez affecté au service financier de la DRSE de l'IRD et assurerez, sous l'autorité de la responsable du service, pour 50% de votre temps de travail l'instruction et le suivi des actes de gestion liés aux domaines comptables et financiers et des actes de gestion liés aux missions et voyages. Vous devrez créer et consolider un lien de proximité avec les structures (siège et UMR) rattachées à la délégation. Vous interviendrez, pour les autres 50% de votre temps de travail, au sein des unités de recherche du site d'Aix Marseille, pour une période donnée, en raison d'absence prolongée de compétences en gestion financière et administrative dans l'unité concernée. Les interventions couvriront tous les actes de gestion financière courante relevant des différentes tutelles du laboratoire concerné, et ce dans le respect des règles et des procédures propres à chacune. Ce poste implique par conséquent une grande mobilité et une grande disponibilité, étant amené à vous déplacer sur l'ensemble des sites d'Aix Marseille.

Activités associées DRSE :

Gestion financière :

Assurer l'organisation, la gestion, le suivi des commandes
Instruire les dossiers
Assurer et contrôler la saisie des factures après rapprochement et vérification des pièces administratives
Assurer la gestion de la clôture des exercices budgétaire
Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
Rendre compte à sa hiérarchie de l'état d'avancement des dossiers
Etre force de proposition dans la résolution de dossiers sensibles et complexes

Missions et voyages :

Etablir des ordres de déplacement selon les demandes de missions
Organiser les voyages en optimisant le trajet aux conditions économiques les plus favorables
Etre un véritable relai auprès des agents et structures de l'Institut pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches
Rôle d'interface pour les agents avec les services des administrations compétentes pour l'obtention des passeports et visas de service, vaccinations etc
Saisir, suivre, contrôler dans le progiciel SIFAC les actes de gestion courante des déplacements
Evaluer le coût des voyages et indemnités, réserver les crédits et contrôler les dossiers dans leur intégralité
Liquider et mandater les indemnités et les factures liées au déplacement
Piloter les activités de votre périmètre et rendre compte
Prendre en charge certains dossiers litigieux, proposer des solutions

Activités associées CeMAG

Contribuer à la préparation des rapports financiers, des audits et des enquêtes en lien avec les directions supports des établissements
Participer au suivi de l'activité de la cellule à partir de tableaux de bord
Rédiger des comptes rendus
Traiter et suivre les litiges - remontée des incidents
S'informer et suivre l'évolution de la réglementation
Accompagner sur l'utilisation des outils métiers et la mise en oeuvre des procédures

Vous avez développé les compétences suivantes :

Maîtriser l'organisation et les techniques liées aux domaines financiers et comptables.
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie...) et les logiciels courants de gestion.
Savoir rédiger des courriers administratifs.
Connaître la réglementation de base des domaines traités.
Savoir conseiller les personnels sur des questions diverses dans un contexte parfois complexe
Savoir organiser son activité en tenant compte des échéances et des imprévus.
Savoir rendre compte et travail en équipe

Aptitudes :

Polyvalence, réactivité et rigueur
Autonomie et discrétion
Goût pour le travail en équipe
Sens de l'initiative
Capacités rédactionnelle et relationnelle
Sens de la diplomatie