Apprenti·e BTS Support à l'Action Managériale H/F - Métropole Rouen Normandie

Le service Participation et Citoyenneté est un service dynamique et innovant, en lien permanent avec une grande diversité de publics : citoyens, acteurs du territoire et élus.

L'équipe est composée de 4 cadres : une responsable, deux chargé·es d'animation territoriale et de participation citoyenne et une chargée d'animation du Conseil de développement durable.

Le service organise 1 à 2 événements participatifs en soirée par semaine (hors vacances scolaires) et mobilise de nombreux outils numériques :

- la plateforme JeParticipe,
- la plateforme Brevo pour les envois à large diffusion,
- Canva pour la mise en page et la communication,
- Klaxoon pour l'animation d'ateliers à distance,
- ainsi que l'ensemble des logiciels de bureautique Microsoft 365, Teams et autres outils collaboratifs (Framapad, Framadate, etc.).

Toutes les tâches administratives, logistiques et de suivi (RH, marchés publics, préparation et exécution budgétaire, gestion des plannings, organisation de près de 150 événements par an) sont actuellement assurées par les cadres du service, y compris la responsable.

Dans ce contexte, le recrutement d'un·e apprenti·e vise à :

- Alléger la charge administrative de l'équipe Participation et Citoyenneté ;
- Fluidifier l'organisation logistique des événements ;
- Renforcer la qualité du suivi administratif ;
- Permettre aux cadres de se recentrer sur leurs missions principales d'animation territoriale, de participation citoyenne et de pilotage stratégique.

Missions confiées

Gestion administrative et organisationnelle

- Gestion des convocations, invitations et relances dans le cadre des événements organisés par le service ;
- Tenue des listes d'émargement ;
- Mise à jour des listes des référents de la participation citoyenne ;
- Gestion et réservation des salles ;
- Gestion des agendas et programmation de réunions ;
- Constitution des dossiers journaliers ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Transmission, synthèse et suivi des informations ;
- Suivi du plan de charge logistique, administratif et financier du service ;
- Anticipation de l'organisation durant les périodes d'absence en alternance.

Appui aux événements participatifs

- Mise en ligne et suivi des enquêtes publiques ;
- Accueil et émargement lors de certains événements ;
- Organisation des temps de convivialité : commandes, gestion du stock alimentaire et mise en place des salles.

Suivi administratif et budgétaire

- Gestion des achats et établissement des bons de commande ;
- Appui à la préparation budgétaire ;
- Gestion des déplacements : ordres de mission, réservations et remboursements de frais ;
- Suivi des indicateurs statistiques du service.

Rédaction et communication

- Rédaction, relecture et diffusion : de courriers, de notes, de comptes rendus, d'ordres du jour, de conventions, de délibérations ;
- Contrôle et suivi des parapheurs ;
- Contribution au circuit des visas et signatures ;
- Relation avec le service reprographie.

Vous préparez un BTS Support à l'Action Managériale.

Vous démontrez un forte capacité d'adaptation ainsi qu'une excellente réactivité.

Vous êtes rigoureux.se et avez le sens de l'organisation.

Vous faites preuve de bienveillance, d'un excellent sens du relationnel et d'une grande capacité d'écoute.

Votre discrétion professionnelle ainsi que votre esprit d'équipe vous permettent de collaborer efficacement tout en instaurant un climat de confiance.