Agent d'Accueil et de Gestion Administrative H/F - Universite D'orleans

Mission

Au sein de la Direction des études et de la vie étudiante vous êtes rattaché(e) à la Coordinatrice du Guichet de l'AIDE, l'agent d'accueil et de gestion administrative assiste la Coordinatrice du Guichet de l'Aide (Accompagnement Individualisé Des Étudiants) dans les missions d'accueil et de gestion administrative. Le Guichet de l'AIDE un lieu d'accueil, d'orientation, d'information, de conseil et d'accompagnement destiné à tous les étudiants qui ont des questions liées à leur vie d'étudiant (scolarité, recherche de logement, de job, aides sociales et alimentaires, équipement informatiques, santé, difficultés diverses.) ainsi qu'aux jeunes de 12 à 30 ans.

Activités principales

En cohérence avec les orientations stratégiques de l'établissement et pour renforcer son attractivité, vos activités seront les suivantes :

Accueil des usagers

- Accueil physique des usagers ;

- Gestion des appels téléphoniques ;

- Gestion des mails.

Accompagnement administratif des usagers

- Accompagner les usagers dans leur démarches administratives courantes (inscription, CROUS, CAF, CPAM, assurance etc).

Participation au développement du Guichet de l'AIDE

- Distribuer des flyers sur le campus ;

- Participer à la création et à l'affichage des supports de communication ;

- Animer des stands dans les composantes et lors d'évènements (sur et hors campus).

Organisation évènements et ateliers

- Participer à l'organisation des actions et animer des ateliers et évènements.

Gestion du lieu d'accueil

- Assurer les tâches logistiques et le maintien de l'environnement agréable (rangement, réassort, affichage, propreté des espaces et surfaces, commissions) ;

- Saisir quotidiennement les données statistiques.

Appui sur les dispositifs

- Accompagnement sur le dispositif PRESTO (gestion des demandes)

- Référent sur le dispositif Protections Périodiques

- Participation au développement des labels PIJ (Point Information Jeunesse) et PAEJ (Point d'Accueil et Ecoute Jeunes)

CONTRAINTES PARTICULIERES : Pics d'activités, exigences de calendriers et de procédures ; participation aux événements en lien direct avec l'activité.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation ou expériences dans le domaine de la gestion administrative

Connaitre l'organisation et le fonctionnement des Universités

Connaitre le système administratif français (CAF, CPAM, Assurances.)

Connaitre les outils bureautiques (Suite Microsoft 365)

Avoir une pratique de l'anglais conversationnelle

Savoir accueillir, informer et orienter tout type de publics ;

Savoir accompagner des personnes dans la construction de leur parcours ;

Savoir recueillir, traiter et organiser des informations qui répondent aux besoins émanant des usagers ;

Savoir travailler en réseau

Compétences et qualités requises

- Rigueur / fiabilité ;

- Respect des normes RGPD ;

- Bienveillance, neutralité ;

- Sens de l'organisation ;

- Discrétion professionnelle ;

- Savoir travailler en équipe ;

- Réactivité.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.