Assistant d'Agence - Fontaine Lès Dijon H/F - DESPS

Elior Group, né de l'alliance de Elior et Derichebourg Multiservices, est un acteur incontournable auprès des entreprises, des collectivités, des établissements scolaires et de santé. Le Groupe compte 133 000 collaborateurs présents dans 11 pays.

Notre ADN :
- Proximité : Avec nos collaborateurs et nos clients.
- Excellence opérationnelle : Offrir des prestations de qualité dans un esprit de service.
- Engagement : Pour la société, nos collaborateurs et notre groupe.Rattaché(e) au Responsable d'Agence, vous assurez la gestion administrative quotidienne et accompagnez les salariés sur diverses thématiques (bulletins de salaire, acomptes, problèmes liés au site ou aux outils digitaux). Vous prenez en charge l'accueil physique et téléphonique, répondez aux demandes des collaborateurs et veillez au respect des procédures internes. Vous êtes également responsable de la rédaction des contrats et devis, de la facturation et du suivi du recouvrement, contribuant ainsi au bon fonctionnement et à la conformité administrative de l'agence.

Missions :

Assurer la gestion administrative des dossiers:
- Assister les opérationnels, les managers, en réceptionnant, traitant et diffusant des informations
- Gérer les relations avec les interlocuteurs, internes et externes, du service, du département, de l'agence, de la région.
- Saisir dans les applications informatiques du métier tous les éléments relatifs au dossier traité
- Assurer le suivi des dossiers (demandes d'achat, remboursements de notes de frais, suivi de commandes,..) jusqu'à leur clôture

Réaliser les reportings d'activité :
- Concevoir et actualiser les outils de suivi d'activité de la structure, du service, de l'agence, de la région,... au moyen de tableaux de bord
- Organiser le classement et l'archivage des documents traités

Récupérer et vérifier les éléments comptables :
- Assurer le pointage et la validation des éléments comptables
- Selon l'organisation, établir la facturation clients

Assurer l'accueil physique et téléphonique :
- Accueillir les personnes et évaluer leur demande.
- Prendre en charge les appels téléphoniques et les diriger vers les interlocuteurs concernés ou noter les messages

Veiller au bon fonctionnement du service, de l'agence :
-Réceptionner les demandes des collaborateurs et assurer la prise en charge des besoins exprimés (maintenance matériels, services généraux, équipements, parc
véhicules...

Qualité / Sécurité / Environnement :
- Respecter et appliquer les procédures QSE mise en place par l'entreprise et ses clients
- Veiller à la bonne application et au respect des règles et consignes de sécurité

Profil :

- Expérience minimum de 2 ou 3 ans dans le secteur d'activité (Bac +2/3 en gestion administration)
- Capacité d'organisation et d'anticipation
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité
- Être curieux, rigoureux et précis
- Bonne maitrise bureautique

Avantages :
- Complémentaire santé +ordinateur portable + téléphone + ticket restaurant

Alors ce poste est fait pour vous !

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Nettoyage courant des bâtiments

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).