Secrétaire de Direction H/F - France Travail

Les missions :
- Assurer la prise de rendez-vous et la gestion de l'agenda de direction
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Traiter les courriers, dossiers et documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage)
- Gestion du secrétariat des instances de l'établissement
- Préparer et assister aux réunions et différentes instances et assurer la rédaction des comptes rendus et délibérations
- Assurer la communication interne et externe
- Relayer si nécessaire les dysfonctionnements ou toutes actions nuisibles au bon fonctionnement de l'établissement
- Tenir le registre des plaintes et réclamations et relayer les informations à la qualiticienne

Savoir-faire :
- Assurer la gestion de l'agenda partagé de la directrice sur les 3 établissements
- Assurer l'accueil téléphonique de la directrice et savoir gérer les situations
- Gérer les instances : préparation, prise de note et élaboration des comptes rendus (CA, CSE et CVS et dialogue social)
- Assurer un lien entre les familles/la direction et les professionnels
- Rédiger les courriers et les notes d'information dans son domaine de compétence
- Gérer les plaintes et les demandes d'accès au dossier
- Identifier les informations communicables aux interlocuteurs en respectant le secret professionnel
- Utiliser les outils bureautiques de communication
- Assurer la communication des 3 établissement : évènements, création de documents, Linestie.
- Superviser la facturation des hébergés

Conditions de travail :
- Du lundi au vendredi
- Poste sur l'ensemble des 3 établissements

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Définir une stratégie de communication,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.