Agent Administratif au Sein du Secrétariat Général - l'Ile-D'Yeu H/F - Communes

La Commune de l'Ile d'Yeu - Vendée

Commune de 5 000 habitants
surclassée 20 000 - 40 000 habitants

Recrute un / une agent administratif
Au sein du secrétariat général
A temps complet

Cadre d'emploi des Adjoints administratifs (cat C)

Missions principales :
Accompagnement Maire et DGS :
- Gestion des agendas Maire et DGS ;
- Préparation des dossiers Maire et DGS (réunions, notes de services, courriers, ...)
- Inscriptions à des événements / réunions du Maire et de la DGS, dont commandes (plateaux repas, ...) ;
- Gestion du courrier et des appels téléphoniques (Maire et DGS) ;
- Gestion et dispatching aux services concernés de tous les mails reçus sur l'adresse générale de la Mairie.

Organisation des conseils municipaux :
- Récupération des délibérations / des demandes d'information rédigées par les services ;
- Rédaction des notes de synthèse, des comptes rendus et des délibérations postérieures à la séance ;
- Gestion des envois : aux Elus, à la Préfecture et aux services ;
- Suivi et rédaction des décisions du Maire (délégation du Conseil) ;
- Gestion des recueils administratifs (délibérations, décisions, arrêtés - hors personnel).

Commande des fournitures administratives pour l'ensemble des services

Missions secondaires :
- Gestion ponctuelle des agendas des adjoints selon la demande du Maire ;
- Participation à l'amélioration continue des procédures administratives et des circuits d'information ;
- Contribution à la modernisation des outils de suivi et d'organisation du Secrétariat Général.

Profil recherché et compétences requises :
Rigueur, qualités rédactionnelles et organisationnelles indispensables ;
Disponibilité, adaptabilité et autonomie ;
Sens de la discrétion professionnelle ;
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs ;
Aptitude à coordonner des interlocuteurs variés ;
Sens du service public (courtoisie, écoute, devoir de réserve) ;
Réactivité, sens du travail en équipe.