Assistant de Direction H/F - Grand Lyon

Forte de ses 9 600 collaborateurs, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d'habitants et son territoire dans de nombreux domaines : environnement, aménagement urbain, habitat, solidarités, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, numérique...

La délégation ressources humaines et moyens généraux (DRHMG), composée de 900 agents, a pour objectif de participer activement aux enjeux de modernisation et d'exemplarité de la collectivité en plaçant la responsabilité sociétale et environnementale au coeur de ses actions et de ses politiques.

La direction logistique et moyens généraux met à disposition des services et des agents de la Métropole, les ressources logistiques qui leur sont nécessaires pour l'accomplissement de leurs missions. Elle s'organise via l'activité de ses 5 services : accueil/courrier, flotte autos vélos, ressources documentaires, environnement de travail et logistique, restaurant métropolitain.

La direction Ressources a pour mission de donner à tous les agents des délégations centrales, au Cabinet du Président et aux élus les moyens et outils nécessaires à l'exercice de leur métier : gestion des ressources humaines, accompagnement des managers, lien avec les services logistiques et informatiques... Elle assure aussi le pilotage budgétaire, financier et juridique de la Délégation.

L'assistant.e de direction assure le secrétariat et la coordination de ces deux directions (gestion d'agendas, accueil, courriers, organisation des déplacements et réunions), tout en apportant un appui logistique et administratif quotidien. Il contribue au bon fonctionnement des services par la production de documents, le suivi d'activités, la gestion RH de proximité et un rôle transverse d'organisation, de coordination et d'amélioration des outils et pratiques.

Au quotidien, vous assurez l'appui administratif et organisationnel des Directeurs Ressources et Logistique Moyens Généraux : gestion d'agendas et de messageries, organisation des réunions et déplacements, suivi des courriers et parapheurs, ainsi que la préparation, la rédaction et la mise en forme de documents administratifs, comptes rendus et supports de présentation.

Vous accompagnez les Directeurs dans l'organisation et le suivi des réunions stratégiques et opérationnelles (CODIR, réunions de service, séminaires) en assurant leur préparation logistique, la diffusion des ordres du jour et supports, ainsi que le suivi des actions et décisions.

Vous contribuez également au bon fonctionnement des directions à travers le suivi d'activités administratives transversales : gestion des fournitures et commandes, suivi de certaines dépenses et enveloppes budgétaires, gestion documentaire... Vous participez à la mise à jour des outils et supports des directions, au suivi de tableaux de bord et indicateurs d'activité, ainsi qu'à l'amélioration et l'harmonisation des pratiques et documents de travail.

Vous assurez un rôle d'interface avec le service ressources humaines pour le suivi administratif des agents en tant qu'antenne de gestion, contribuez également à la continuité de service de l'assistanat sur le site en lien avec les directions et services, et participez au réseau des assistantes de la Métropole de Lyon.

Vous disposez d'une formation en secrétariat et d'une expérience confirmée en assistanat de direction. À l'aise dans un environnement administratif exigeant, vous maîtrisez les outils bureautiques et savez produire des documents fiables et soignés. Une connaissance des logiciels métiers (Grand Angle, Astre RH, Tempro...) serait un plus indéniable.

Vous possédez d'excellentes qualités rédactionnelles et maîtrisez l'orthographe, la grammaire ainsi que les méthodes de rédaction de comptes rendus. Vous êtes également à l'aise avec le traitement et le suivi de données chiffrées et savez élaborer des tableaux de bord et outils de suivi.

Vous connaissez l'environnement des collectivités territoriales et idéalement les procédures administratives de la Métropole de Lyon (circuits de signature, gestion RH, marchés publics).

Organisé.e, rigoureux.se et réactif.ve, vous savez gérer les priorités, anticiper les besoins et faire face aux imprévus tout en garantissant la confidentialité des informations traitées. Doté de qualités relationnelles reconnues, vous appréciez le travail en équipe et savez coordonner des interlocuteurs variés avec diplomatie et efficacité.

Autonome et adaptable, vous faites preuve d'initiative, de discernement et avez à coeur de contribuer à la qualité du fonctionnement et du service rendu au quotidien.