Gestionnaire de l'Offre de Formation pour le Pôle Marketing-Vente H/F - Université de Lille

Le poste est ouvert aux agents titulaires de catégorie B ou équivalents par voie de mobilité externe, ainsi qu'aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable en CDI).

Poste à pourvoir à compter du 1er septembre 2026 (pour les agents contractuels)

MISSIONS

Assurer la gestion pédagogique et de scolarité (de la candidature de l'étudiant à ses résultats et/ou à la diplomation) de plusieurs formations (initiale, continue et/ou en alternance) en lien avec le responsable de formation et les équipes pédagogiques

ACTIVITÉS

Accueillir et informer les publics (futurs étudiants, les étudiants, personnel enseignant interne ou externe ou autres interlocuteurs) sur l'aspect pédagogique et administratif

- Gérer administrativement les procédures de sélections (gestion des candidatures, jurys de sélection), les dossiers d'inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants

- Élaborer les emplois de temps, assurer leurs diffusions (étudiants, enseignants) et procéder à la réservation des salles de cours.

- Gérer les changements de plannings (information étudiants/enseignants, modification de la réservation des salles)

- Selon le mode de formation (initiale, continue, alternance), assurer le suivi spécifique des étudiants (gestion des justificatifs de présence, des conventions de stages, des contrats d'apprentissage ou de professionnalisation, etc.)

- Mettre en oeuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendriers, demande de surveillance, demande de sujet, reprographie, listes d'émargement, saisie des notes, préparation et participation aux jurys de délibérations, édition des procès-verbaux, des attestations de réussite, des relevés de notes).

- Renseigner les tableaux de remontées d'informations institutionnelles et de suivi du département

- Alimenter les bases de données dans le cadre de la certification Qualicert

- Participer aux réunions liées à l'activité, aux journées portes ouvertes, aux forums ou salons

- Procéder à l'archivage des dossiers administratifs selon la réglementation en vigueur

Savoirs:

- Logiciels bureautique

- Logiciels de gestion de la scolarité (Apogée, PStage, ADE, eCandidat, Myformasup)

- Connaissance du fonctionnement de l'établissement et des composantes

- Connaître la réglementation applicable à l'offre de de formation et la gestion de la scolarité (maquettes de formation, modalités

de contrôle, règlement des études)

Savoirs-faire:

- Travailler dans des délais contraints

- Être polyvalent et capable de mener plusieurs missions simultanément

- Faire preuve de flexibilité

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles en constante évolution

- Analyser les demandes des étudiants et des enseignants, y répondre de manière appropriée et/ou les orienter vers les bons interlocuteurs

- Respecter la confidentialité des données personnelles

- Savoir appréhender les enjeux des dossiers traités

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Apogée, PStage, ADE, eCandidat, Myformasup)

- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel)

Savoirs-être:

- Avoir le sens de l'accueil et du service public, faire preuve d'impartialité et respecter la confidentialité

- Travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Faire preuve d'organisation et prioriser ses activités, être réactif et dynamique

- Être autonome, vigilant et rigoureux

- Savoir rendre compte, être fiable et transparent

Niveau de diplôme minimum exigé pour les agents contractuels : Bac

Savoir utiliser les outils de communication électronique, les logiciels de gestion de la scolarité, de sélection des candidats et les outils spécifiques à la gestion de l'apprentissage.